PROTOKOLL
Styrelsemöte

Svenska Whippetklubben

Dag: 2005-09-24

Plats: Flen

Styrelsemöte 050924 Riddersta, Flen

Inkomna skrivelser
" Meddelande fr SvVK angående ansökningar från domare om att få utöka sitt rasregister samt meddelande om att en domare auktoriserats på whippet.
" SKK informerar om uppfödare som inte får valphänvisning. Ingen whippetuppfödare aktuell.
" SvVK:s HS protokoll
" Svar från SvVK:s RAS arbetsgrupp. Arbetsgruppen kommer att skicka SW:s RAS förslag till SKK.
" Information om SvVK:s domarkonferens 22-23 oktober. Konferens har ställts in pga för litet deltagarantal.
" Förslag på ny kontaktperson för Stockholm/Sörmland. Styrelsen godkände förslaget.
" Inbjudan fr SKK. Utbildning för kassörer. Beslutades att kassören får gå utbildningen om hon anser att hon har behov av den.

Utgående skrivelser
" Till SvVK. SW:s RAS förslag med bilagor.
" Svar till de personer som kontaktat klubben ang uteblivet Whippetblad.

Rapport fr kassören
Kassarapport finns inte till detta möte, då kassören ffa måst ägna sig åt att få ordning på medlemsregistret och få ut Whippetbladet nr 101.

Beslutades att redaktören skickar en lista över annonsörer till kassören, som sedan kontrollerar att annonserna är betalda. Detta bör ske så fort som möjligt efter sista manusdag, så att personer med ev obetalda annonser kan påminnas via mail.

Kassören bör årligen påminna de uppfödare som har sina hemsidor länkade till SW:s hemsida att de ska betala årsavgiften. Så fort en ny uppfödare anmäler sig till registret mailar webmastern uppgifterna till kassören.

Konstaterades att mailadresserna whippetklubben.nu inte räcker och att det är därför kassörens adress inte fungerat.

Uppdrogs åt kassören att utforma någon form av blankett för utlägg där kvitto saknas - t ex telefonsamtal och internettid. Blanketten bör vara utformad på ett liknande sätt som den som finns idag för reseersättning.

Kongress 2008
Konstaterades att det hög tid att sätta igång med arbetet inför kongressen.

Kongressen skulle kunna dra ca 200-300 deltagare. Många utländska besökare kan komma.
Följande förslag på innehåll till har inkommit:
" presentation av whippet i Sverige, Danmark, Norge, Finland. Historia och bilder. Kan detta bli en   egen liten skrift/bok att sälja kanske?
" Hälsa: Whippet Health Foundation, USA, RAS, Sverige.
" Presentation av de länder som deltar, kortinfo (som även publiceras i konferensmaterialet)
" Bildvisning, gamla bilder + film i power point
" Någon slags specialarrangemang bör ordnas till tisdagskvällens middag. Kanske Bos bildvisning.
" Någon plats där folk kan ha bord skärmväggar eller dylikt, för att presentera sina hundar, kennlar etc såsom man hade i USA vid första kongressen.

Beslutades att bilda en kommitté för arbetet med kongressen. Styrelsen kommer dock att det yttersta ansvaret för att arbetet blir gjort och inga beslut fattas utanför styrelsen. Arbetet kommer att kräva mycket stora insatser och det behövs ytterligare personer för att klara det. Det är också viktigt att kommittén finns kvar och kan fortsätta sitt arbete, även om styrelsen skulle bytas ut under resans gång.

Beslutades att sekreteraren tillfrågar Inger von Matern [godkänt publicering på Internet] om hon vill påta sig arbetet med att hitta en lämplig konferensanläggning. Anläggningen bör uppfylla följande krav:
" 200-300 personer ska kunna rymmas i en lokal
" Hundar ska kunna medtagas
" Camping el liknande ska finnas i närheten
" Anläggningen bör ligga i Mälardalen för närhet till Tammsvik och Stockholm (och flygplatser)
" Boende och mat måste kunna ordnas på anläggningen

Beslutades att Magnus Hagstedt [godkänt publicering på Internet] har huvudansvaret för kongressens innehåll. Magnus rapporterar sina förslag till styrelsen, samt även kostnaden för de olika föredragshållarna.

Beslutades att ordförande tillfrågar ett antal personer om de vill hjälpa till med olika göromål kring kongressen.

SW:s kontaktpersoner
Kontaktpersonernas uppgifter diskuterades.

Stora delar av Sverige saknar kontaktperson. Maria Groth kommer att flytta till Skåne och vill då inte fortsätta som kontaktperson.
Beslutades att ordförande tillfrågar ett antal personer om de vill bli kontaktpersoner.
Styrelsen önskar att kontaktpersonerna tar initiativ till minst två träffar i sitt område per år.
I första hand ska aktiviteterna finansieras av deltagarna själva. Kontaktpersonerna ska också fungera som en länk mellan styrelsen och medlemmarna och t ex ordna träffar med RAS utbildning eller liknande, men också föra fram medlemmarnas önskemål till styrelsen. Styrelsen önskar att kontaktpersonerna informerar om de aktiviteter de ordnar i Whippetbladet. Kontaktpersonerna bör även ha en plats för information på hemsidan.

Genomförandet av RAS förslaget
I det RAS-förslag som godkändes av årsmötet står att avelsrådet och uppfödarkommittén ska omorganiseras, för att bättre möta medlemmarnas och uppfödarnas behov av information.
Beslutades därför att avskaffa avelsrådet och uppfödarkommittén och istället bilda en utbildnings- och informationskommitté. Denna kommitté kommer att ha motsvarande avelsrådets kontakt med SKK.
Uppdrogs åt sekreteraren att till fråga flera personer om de vill ingå i den nya kommittén. Det är viktigt att de personer som ingår i den nya kommittén är beredda att arbeta praktiskt med RAS-frågorna och t ex skriva artiklar i Whippetbladet, ordna träffar etc. Kommittén måste vara mycket aktiv.

Uppdrogs åt sekreteraren att undersöka vad den senaste versionen av Lathunden kostar.

Styrelsen kommer att arbeta vidare med ett mer detaljerat uppdrag till den nya kommittén.

SW:s hemsida
Konstaterades att tonen på debattforum varit tråkig, men att det nu blivit bättre. Frågan hur detta kan stävjas är svårlöst, om man samtidigt ska behålla forumet. Det går inte att förhindra att personer gör anonyma inlägg.
Beslutades införa en sida med FAQ. Uppdrogs åt webmastern att undersöka vilka de vanligaste frågorna är.

SW:s administration
Beslutades att inte framställa en stambok över samtliga whippetresultat, eftersom i det närmaste inget intresse finns för denna och resultat kan hämtas från SKK på webben.
Beslutades att istället framställa en ministambok med bara SW:s utställningsresultat som publiceras på hemsidan.

Sponsringsavtal med Royal Canin
Ordförande har erhållit ett förslag till sponsringsavtal med Royal Canin. Beslutades att godkänna avtalet. Uppdrogs åt ordförande att kontakta Royal Canin om sponsring även av kongressen.

Valpförmedlingen
Tidigare valpförmedlare har avsagt sig uppdraget. Beslutades att Ingela Kyrklund blir ny valpförmedlare.

En medlem har kontaktat styrelsen och erbjudit sig att bli förmedlare för vuxna omplaceringshundar. I uppdragets kulle ingå att ta emot uppgifter om hundar som behöver omplaceras, både från ägare och uppfödare, samt ha kontakt med personer som söker en vuxen whippet. Förmedlaren kontrollerar även Blocket och Gula sidorna, efter whippets som utannonseras där. Beslutades införa en omplaceringsförmedlare.

Beslutades att valpkullar som annonseras på SW:s hemsida under "aktuella kullar", får stå kvar två månader. Har uppfödaren kvar valpar efter denna tid, får de begära förlängning hos webmaster.

Mötets avslutande och nytt möte
Mötet avslutades. Nästa möte hålls hemma hos Karin Lind i Enebyberg 19 november.