PROTOKOLL
Styrelsemöte

Svenska Whippetklubben

Dag: 2006-01-14

Plats: Enköping

Styrelsemöte 060114, Enköping

Kongress 2008
Adjungerad denna paragraf: Inger von Matern
Inger von Matern deltog och redovisade sitt arbete för att hitta lämplig plats/lokal för kongressen.
Konferensen kommer att hållas 8-9 juli 2008, i veckan mellan SKK:s Världsutställning i Stockholm och Tammsvikutställningen.
Efter att ha undersökt flera ställen i Mälardalen, visade det sig att den enda konferens gård som kunde ta emot 300 personer och som tillät att hundar var Krägga herrgård.
Krägga har en konferenslokal som tar 300 personer, de har 48 hotellrum och kan ordna uppställning för husbilar och husvagnar på ett närliggande fält.

060104 besökte ordförande, sekreteraren, Inger von Matern och Magnus Hagstedt Krägga.
Krägga har lämnat följande prisuppgifter:
Hyra den stora konferenslokalen 12.000 kr/dag
Hyran inkluderar bord och stolar och övrig konferens utrustning.
Uppställning av husvagnar 200 kr/vagn (Krägga ordnar toalett och duschvagn)
Kaffe förmiddag och eftermiddag 50 kr/pers & gång
Lunch 165 kr/pers

Buffé middag (typ smörgåsbord) 550 kr/pers

Kostnad för hotellrum enkelrum 1200 kr/natt
Dubbelrum 1600 kr/natt

Klubben kommer att behöva hyra den stora konferens lokalen 2 dagar (=24.000 kr). Deltagarna kommer att behöva äta lunch och få kaffe. Frågan är också om klubben ska ordna en middag (självkostnadspris för deltagarna) på kvällen den första dagen.

Krägga kräver ingen depositionsavgift, men det vi bokar ska betalas i slutet av 2007. Många andra rasklubbar kommer också att ordna aktiviteter i samband med Världsutställningen, varför det kan vara riskabelt att vänta för länge med att boka Krägga.

Beslutades att boka Krägga herrgård för kongressen 2008. Beslutades att Inger von Matern ska fungera som samordnare för kongressarbetet.
Magnus Hagstedt har i skrivelse till styrelsen meddelat han kan fungera som sambandsperson för kongressen innehåll. Beslutades uppdra åt Magnus att komma med ett preliminärt förslag till innehåll till nästa styrelsemöte.

Konstaterades att nu när lokalfrågan är löst är det mest angeläget att arbeta med finansiering av kongressen. Kostnaderna i samband med kongressen får inte drabba klubbens ordinarie verksamhet. Kongressen ska i princip gå jämt ut, men en buffert behövs för de utgifter som ska betalas i förväg.
Olika sätt att finansiera kongressen diskuterades. Beslutades att sekreteraren kontaktar SKK för att undersöka om de kan ge något bidrag till kostnaden för kongressen. Beslutades att ordföarnde kontaktar olika foderfirmor och försäkringsbolag för att undersöka om de är villiga att sponsra kongressen.
En par personer har erbjudit sig att ordna en inofficiell utställning för alla raser i Eskilstunatrakten.
Detta räcker dock inte för att få ihop tillräckligt med pengar till en buffert. Konstaterades att det borde vara möjligt att ordna 2 inoff utst för alla raser 2006 och 2007, samt en på våren 2008.
En ekonomisk kalkyl måste göras för dessa inoff utst alla raser för att se att de verkligen går med en ordentlig vinst.
Beslutades att ett preliminärt PM för kongressen ska vara klart till Tammsvik för utskick till andra Whippetklubbar. Uppdrogs åt Ingela att skriva och skicka ut PM:et.

Inger von Matern lämnade mötet efter denna punkt.

Inkomna och utgående skrivelser
" Domarförslag till Piteå utställningen.
" Från SvVK som meddelar att man nu kommer att försöka trycka en årsbok 2006. Man önskar att rasklubbarna skriver något om året som gått till årsboken. Uppdrogs åt sekreteraren att skriva till årsboken samt ordna några foton.
" Från SKK som meddelar att man förändrar reglerna för elev- och aspiranttjänstgöring.
" Från SKK som meddelar att Göran Bodegård utsetts SvVK:s CS fadder.

Rapport från kassören
SW:s konton innehåller följande:
3 76 95-4 24.865:80 kr (-20.840 kr som förfaller till betalning 060127)
4 156 157-2 (utställning) 7.372 kr
3 72 418-4 (SW shop) 10.572 kr

Konstaterades att klubben f n har dålig ekonomi och att styrelsen måste få bättre grepp om ekonomin.

SW:s kontaktpersoner
Konstaterades att det ännu inte finns information från kontaktpersonerna runt om i landet i Whippetbladet eller på hemsidan.
Uppdrogs åt Maria Groth att fortsätta försöka få kontaktpersonerna att skriva till både hemsidan och tidningen.

SW:s hemsida
Hemsidan och uppdateringarna diskuterades. Uppdrogs åt Ingela att kontakta Lisa och diskutera hemsidan.

Rapporter fr kommittéer och lokalutställningar
Uppdrogs åt domarkommittén att uppdatera SW:s domarlista för lokalutställningar.

Uppdrogs åt ordförande att aktivera den ekonomiska kommittén.

Lokalutställningar kommer att hållas i Gnesta,Tånga Hed, Piteå, Visby, Alfta och Köping/Barva. Osäkert hur det blir med Bosjökloster och Karlstad.
Konstaterades att utställningsarrangörerna fortsättningsvis måste vänta med att bjuda in domare tills de fått domarförslaget godkänt av styrelsen. Styrelsen måste få möjlighet att bedöma om kostnaderna för utställningen blir rimliga. Detta är speciellt viktigt då klubbens ekonomi är dålig.
Uppdrogs åt ordförande att kontakta lokalutställningsarrangörerna och be dem komma in med PM till Whippetbladet innan 1.2, samt påminna arrangörerna om att SW har ett för resekostnader för domare på 1.500 kr. Detta tak måste hållas i år.

Övriga frågor
a) Förslag har inkommit på regler för ett trippelpris för kryptorchider. Kryptorchider föreslås kunna erhålla "trippelprisK" under förutsättning att de erhållit HP i SW:s kryptorchidklass, i övrigt är reglerna lika som för det vanliga trippelpriset. Beslutades att kryptorchida hanar som erhållit ett HP i kryptorchidklass på SW:s utställningar och även i övrigt uppfyller kraven ska kunna erhålla trippelprisK.
Förslag har även inkommit att uppfödare med fem uppfödda hundar med trippelpris ska kunna erhålla ett uppfödarpris. Beslutades i enlighet med detta förslag. Beslutades att förändringarna ska gälla fr o m verksamhetsåret 2006/2007.

Mötets avslutande och nästa möte
Mötet avslutades och beslutades att nästa möte hålls hemma hos Ingela Kyrklund i Flen 060318.