| Uppsala universitet |
| Företagsekonomiska institutionen |
| Kandidatuppsats, 10p |
| Höstterminen 1997 |
Innehållsförteckning
1.1 Introduktion Under de senaste 20 åren har näringslivet börjat använda en rad nya kommunikationsverktyg såsom telefax, e-mail, EDI etc. Småföretagen förlitar sig dock fortfarande i allmänhet på traditionella kommunikationsredskap (post och telefon) i sin affärskommunikation (Holst, G-M. (red), 1997, s. 203). Den offentliga sektorns beslut att från och med 1995 successivt införa elektronisk handel ställer därmed stora krav på de mindre företagen. Eftersom många av de små företagen har en betydande handelspartner i den offentliga sektorn är det nödvändigt för dessa att klara av att handla elektroniskt. En grupp bestående av åtta småföretagare i Falun som insett vidden av det nya informationssamhället har gått samman i ett nätverk, "Utvecklingsverkstad EDI", för att utveckla sin kompetens inom området. Företagen är:
De representerar olika sektorer av näringslivet men har det gemensamt att de alla ser möjligheter med elektronisk handel. När företagen i Utvecklingsverkstad EDI började fundera kring elektronisk handel var det med motiveringen att kommunerna i regionen kommer att börja handla elektroniskt. Inom ramen av Utvecklingsverkstad EDI är det främst Falu kommun företagen önskar starta pilotprojekt med. Visserligen tror merparten av företagen att de i sinom tid kommer att handla elektroniskt även med andra kunder såväl som leverantörer. När projektet började valde man att döpa det till Utvecklingsverkstad EDI. Som namnet antyder fokuserar projektet på Electronic Data Interchange. Med EDI menar vi "automatisk överföring från dator till dator av strukturerade meddelanden i standardiserad form" (EDIS, Internet). Begreppet elektronisk handel är lite bredare än EDI. Vi har valt att definiera elektronisk handel som papperslöst utbyte av affärsinformation genom EDI, e-mail, WWW, elektroniska anslagstavlor (BBS), telefax, elektronisk betalning och andra liknande tekniker. Gränsen mellan de två begreppen är diffus, då det finns lika många definitioner av termerna som det finns användare av dem. För det enskilda företaget kan det finnas flera problem med att införa elektronisk handel. Särskilt småföretag upplever elektronisk handel som alltför tekniskt och svårbegripligt (Fredholm, P., 1996, s. 3). Många småföretagare har dessutom liten eller ingen datorvana vilket gör det frestande att undvika elektroniska lösningar (Små företag – villkor och verklighet, 1996, s. 26). Därutöver har en småföretagare ofta ett välfyllt schema och sålunda svårt att hinna sätta sig in i elektronisk handel. Att investera i nödvändig utrustning upplevs ibland som en alltför kostsam investering för det lilla företaget (Nilsson, K & Nilsson, P 1992, s. 8). Det kanske mest fundamentala problemet för företag är att ’det krävs två för att dansa tango’ (Björnberg, D., 1997, s. 1). Företag har helt enkelt inte haft någon partner att kommunicera elektroniskt med. Dessa problem har även företagen i nätverket Utvecklingsverkstad EDI varit tvungna att handskas med. 1.3 Syfte Syftet med denna studie är att utvärdera nätverket Utvecklingsverkstad EDI. Studien koncentreras till hur företagen har gått till väga för att förbereda sig för ett införande av elektronisk handel. Där så är möjligt ges förslag på hur nätverkets arbete bör fortskrida. 1.4 Avgränsning Viktigt att poängtera är att vi utvärderar själva arbetet fram till ett införande av elektronisk handel och inte vilka effekter ett genomförande ger eftersom detta ännu inte påbörjats. Företag som skall införa elektronisk handel kan genom att designa om sina affärsprocesser uppnå stora effektivitetsvinster. Denna möjlighet har även företagen i nätverket. Vi har emellertid valt att inte i detalj analysera företagens processer då en sådan analys i samtliga företag, p.g.a. tidsskäl, inte är möjlig i ett arbete så som detta. 1.5 Metod Elektronisk handel är visserligen inget nytt begrepp men det är först under de senaste åren när datorer kopplats ihop i nätverk som utvecklingen gått mot elektroniska informationsflöden mellan företag. Delvis därför är den akademiska litteraturen kring elektronisk handel otillräcklig. Den blir dessutom snabbt inaktuell eftersom den elektroniska handelns möjligheter ökar i takt med utvecklingen av datorer såväl som utbyggandet av globala nätverk. En stor del av de uppgifter som den här studien bygger på härrör därför från "färska" medier såsom Internet, diverse rapporter, tidskrifter etc. Viss varsamhet i bedömningen av rapportens källor kan således rekommenderas, då vem som helst kan publicera vad som helst på Internet. Större organisationers sidor borde ges större trovärdighet än privata hemsidor. Utöver den tryckta litteraturen har vi även kontaktat specialister inom området och deltagit på seminariet "Framtidens affärer" för att få en så nyanserad bild som möjligt. För att få praktisk erfarenhet av EDI har vi dessutom testkört en demonstration av ett system för elektronisk handel – Telias TradeBaseÒ . Eftersom vi i den här studien vill beskriva vad vart och ett av företagen i nätverket Utvecklingsverkstad EDI har gjort i projektet och vad deras bransch skapar för specifika problem var det självklart att fallstudien skulle vara av en kvalitativ inriktning. På detta sätt får vi möjlighet att beskriva nyanser och få fram en förståelse för de olika företagens situation på ett sätt som skulle vara omöjligt med statistisk rådata i form av en kvantitativ studie. Intervjuerna med de åtta företagen i Utvecklingsverkstad EDI gjordes därför mycket fria, i praktiken som diskussioner kring elektronisk handel och EDI. Där diskussionen inte gav oss svar på våra förbestämda frågor fick vi givetvis styra diskussionen in på rätt spår. Denna diskussion kompletterades också med ett standardiserat formulär där företagen i nätverket fick besvara enkla frågor som t.ex. om de har tillgång till e-mail, telefax, Internet etc. Intervjuerna följdes senare upp med telefon- och e-mailintervjuer. Utöver företagen i gruppen intervjuades även kommunen för att få fram deras sida av införandet av elektronisk handel eftersom de är nätverkets egentliga motpart. Detta gav en större förståelse för problematiken som uppstår då offentlig sektor skall genomdriva större beslut och då ett externt samarbete skall startas. Även personal på Haraldsboskolan, den kommunala verksamhet som först skall prova elektronisk handel, intervjuades. Vi har även deltagit på nätverkets månatliga möte samt intervjuat Telia Promotor, Telia företag5 och Cap Gemini – tillsammans ramavtalsleverantör av EDI-system till den offentliga sektorn. Dessutom har vi intervjuat EDIS, EAN Sverige och Sveriges Frukt- och Grönsaksdistributörer. Situationen vi vill utvärdera är mycket specifik. För det första rör sig utvärderingsobjektet om en grupp företag istället för, som kanske är vanligare, ett företag. För det andra finns det inte ett företag i gruppen som är det andra likt, alla kommer från olika sektorer av näringslivet. Slutligen skall vi inte värdera nyttan för de respektive företagen av att använda elektronisk handel. Detta gör att det inte finns någon formpressad utvärderingsmodell att ta till för vår analys. Istället har vi valt att använda Toppledarforums modell för införande av elektronisk handel. Denna är inte någon utvärderingsmodell och innehåller således inte några parametrar för att värdera de olika företagens prestationer i nätverket. Vad den däremot ger oss är ett sätt att kategorisera de olika steg man går igenom på vägen mot ett genomförande av EDI. De analyssynpunkter som är direkt relaterade till de individuella företagen i Utvecklingsverkstad EDI har vi för läsarens skull lagt i anslutning till respektive företag. Vi tror att läsaren förstår våra rekommendationer bättre om de presenteras i samband med problembeskrivningarna. Uppsatsens validitet och reliabilitet får en något annorlunda betydelse då vi använt oss av en kvalitativ metod jämfört med om vi hade använt en kvantitativ metod. Vi ger oss inte ut för att mäta något, utan försöker endast så objektivt som möjligt beskriva ett skeende, dvs vad företagen i Utvecklingsverkstad har gjort inom ramen för projektet. Detta skeende försöker vi visserligen sedan utvärdera mot vad man åtagit sig att göra, men eftersom vi inte gjort något urval och därför vet vad alla företagen gjort och inte gjort samt också vet vad man åtagit sig att göra borde kravet på validitet vara uppfyllt. Reliabiliteten bygger på att studien skall kunna utföras av annan person med samma resultat. Eftersom mycket av denna studie bestått av att tolka, dra slutsatser och bedöma nätverkets prestationer uppstår således problem med att bedöma uppsatsens reliabilitet. Det torde vara ganska osannolikt att en annan bedömare av Utvecklingsverkstad EDI skulle komma fram till exakt samma resultat. Vi uppmanar därför läsaren att själv värdera de slutsatser och rekommendationer vi ger. 1.6 Modell Vi har valt Toppledarforums modell (se figur 1) att hjälpa oss att beskriva och analysera nätverket Utvecklingsverkstad EDI. Den är egentligen avsedd som vägledning för offentliga institutioner när de skall övergå till elektronisk handel (se kap. 2.1), men vi har ändå valt att arbeta med modellen för att den är överskådlig och visar de relevanta steg man bör gå igenom då man implementerar elektronisk handel. P.g.a. att offentliga sektorn endast genomför elektronisk handel med leverantörer måste vi dock komplettera modellen med ett kundperspektiv. Företagen i Utvecklingsverkstad EDI måste, som mellanhand, beakta både kunder och leverantörer. Figur 1. Införandemodell för elektronisk handel.
Källa: Modifikation från Elektronisk handel för kommuner, landsting och stat, handbok 1, s. 10. 1.6.1 Kompetensutveckling Då ett företag övergår till elektronisk handel skapas ett behov av ny kunskap. Gammal kunskap kan bli obsolet varför anställda ibland upplever oro inför förändringen. Av denna anledning är det mycket viktigt att fortlöpande utbildning är en integrerad del av hela införandeprocessen. Man måste täcka de nya kunskapsbehoven samtidigt som man måste få de anställda som känner sig hotade att se möjligheterna till utveckling istället för problemen. (Elektronisk handel för kommuner, landsting och stat. Handbok 1, 1996, s. 53-55) Kompetenshöjande aktiviteter är alltså en förutsättning för att införande av elektronisk handel skall vara möjlig. Utbildningen bör omfatta såväl teknik och handhavande, som kunskap om hur man kan arbeta mer processorienterat. Man bör även tänka på att olika grupper inom företaget har olika kunskapsbehov och bör således utbildas på olika sätt. Ledningen bör till exempel inte utbildas på samma sätt som systemadministratören osv. För mindre företag med få anställda eller kanske endast en anställd gäller det att skaffa sig kunskap inom alla områden. (Elektronisk handel för kommuner, landsting och stat. Handbok 1, 1996, s. 53-55) 1.6.2 Förankra rätt tänkande Liksom alla större beslut som rör organisationen är det viktigt att införandet av elektronisk handel är ett förankrat mål i ledningen (ibid, s. 21). Det möjliggör att nödvändiga beslut kan tas om när, var och hur elektronisk handel kan införas i organisationen. För det mindre företaget sker detta naturligt eftersom det normalt är ledningen, dvs oftast ägaren/ägarna, som initierar viktiga beslut. Det är minst lika viktigt att elektronisk handel förstås och accepteras av övriga personalen. Om de inte accepterar förändringen kan de lätt bli en svag länk som motarbetar projektets implementering och framtida vinster (Stjernqvist, L., 1997, s. 13). 1.6.3 Fastställa mål, utse projektledarskap En plan för hur elektronisk handel skall införas bör skapas genom att sätta mål och tidsramar för olika varu-/tjänsteslag och mot olika kunder/leverantörer. Målen för elektronisk handel bör vara i linje med företagets övergripande mål. Man kan t.ex. sätta som mål att personalen skall avsätta mindre tid till att utföra arbete som bara fungerar som stöd till huvuduppgiften, och i stället låta EDI-systemet sköta de uppgifterna. Detta mål skulle vara sammankopplat med företagets övergripande mål att fokusera på kärnverksamheten. (Elektronisk handel för kommuner, landsting och stat. Handbok 1, 1996, s. 21) Då det är en komplicerad process att införa elektronisk handel bör det ske i form av en projektorganisation. Den projektledare som väljs måste ha personalens förtroende; det är mindre viktigt att han/hon kan tekniken, däremot måste någon person med kunskap om de befintliga datasystemen ingå i projektgruppen. I övrigt bör personal från företagets andra delar vara representerade. (Fredholm, P., 1996, s. 130) Sören Lennartsson (1992, s. 148) kallar detta första stadium för förberedelsefasen, vars syfte är att mynna ut i en förstudierapport som skall fungera som beslutsunderlag för om elektronisk handel överhuvudtaget skall införas. Detta är något som är viktigt att poängtera vikten av och som modellen tyvärr inte tar upp eftersom beslutet att offentlig sektor skall införa elektronisk handel redan är taget. 1.6.4 Inventera/förändra processer Ett införande av elektronisk handel medför stora möjligheter att förbättra organisationen. Tillvaratar man inte dessa så utnyttjar man inte den fulla potentialen av elektronisk handel. WM-data, en av ramavtalsleverantörerna, väljer att säga "elektronisk handel är inte i första hand införandet av ny teknik, utan är ett nytt sätt att hantera olika processer internt och externt i en organisation" (WM-data, Internet). Projektet Elektronisk handel skriver att 80 procent av besparingen görs under processöversynen, dvs. förenkling och rationalisering av beställnings-, avrops- faktura- och betalprocesserna. Detta är anledningen till att man vid införandet av elektronisk handel bör gå in i företaget och inventera/identifiera företagets affärsprocesser. Ett vanligt tillvägagångssätt i processförändringsarbetet är Business Process Reenginering (BPR). BPR innebär att man förändrar och på ett genomgripande sätt förbättrar verksamhetens affärsprocesser. Affärsprocesserna är de sammanlänkade aktiviteterna inom företaget som tillsammans skapar ett värde för kunden. Man vill komma ifrån den funktionsorienterade organisationen och istället ha ett processorienterat tankesätt. (Willoch, B-E., 1994, 23-33) 1.6.5 Se över relation till leverantörer/kunder För att elektronisk handel skall öka effektiviteten i företaget krävs givetvis att man har någon att handla med. Det är därför viktigt att inventera leverantörer (inkl. tjänsteleverantörer såsom speditörer och banker) och kunder för att se vilka som skulle kunna vara lämpliga att börja handla elektroniskt med. Det kan då vara lämpligt att fokusera arbetet på de leverantörer/ kunder där volymen handelsdokument är stor eftersom det är där de största besparingarna är möjliga (Alter, S., 1992, s. 383). Följande frågor kan vara bra att ställa sig då man värderar kontakterna utifrån ett eventuellt elektroniskt samarbete (Elektronisk handel för kommuner, landsting och stat. Handbok 1, 1996, s. 49):
WM-data framhåller även att det kan vara nödvändigt att övertala mindre entusiastiska handelspartners genom att visa vilken nytta elektronisk handel skulle innebära för dem (WM-data, Internet). Större företag torde också kunna utnyttja sin storlek för att "tvinga" handelspartners att använda elektronisk handel. Ett EDI-avtal som ligger utanför det normala affärsavtalet bör tecknas. Detta reglerar formen för utväxlande av meddelanden mellan parterna och vilken rättslig betydelse sådana meddelanden ska ha, medan affärsavtalet reglerar de kommersiella villkoren för förbindelsen. (Elektronisk handel för kommuner, landsting och stat. Handbok 2, 1996, s. 46) 1.6.6 Principlösning för elektronisk handel Utforma en principiell lösning för företagets framtida organisation och dess användning av elektronisk handel. Denna fungerar som ramverk för genomförande av förändringen och anskaffning av system. Principlösningen bör testas i ett eller flera pilotprojekt innan den börjar användas av hela organisationen. Företaget får på detta sätt en chans att lära sig hur systemet fungerar och se vilka problem som finns. Man får en chans att rätta till felen redan i ett tidigt skede och därigenom spara mycket pengar jämfört med att göra det senare. 1.6.7 Genomförande/anskaffning Denna fas har ännu inte blivit aktuell för företagen i Utvecklingsverkstad EDI. Av den anledningen kommer analysen inte att ta upp fasen. Nedan följer ändå en genomgång av teorin för att ge lite grundkunskap om vad som är viktigt i genomförande-/anskaffningsfasen. Det är inte enkelt för ett litet företag att själv handla upp ett EDI-system. Det finns många olika typer av system och programvaran kan ofta vara komplex. Därför bör speciell vikt läggas vid systemleverantörens möjlighet att ge service, både vid installation och löpande under systemets användningsperiod. Även kvalitet och kompatibilitet varierar mellan olika leverantörer. Ett sätt att undvika detta problem är att välja en av statens tre ramavtalsleverantörer (se nedan). Systemet bör även vara användarvänligt så att det blir enkelt att lägga in uppgifter om nya leverantörer och kunder etc. För att underlätta för statliga myndigheter att införa elektronisk handel tecknade Statskontoret 1996 ramavtal med tre leverantörer av IT-system. De tre systemen är kompatibla med varandra vilket gör att affärskommunikation mellan olika företag inte förutsätter samma system. Alla tre leverantörerna tillhandahåller också ett småföretagarpaket som är billigare och speciellt riktat till mindre företag som de i vår undersökning. Vi kommer inte att gå in närmare på de olika leverantörerna, mer än att de är PEBS(Posten och Enator), TradeBaseâ (Telia, Cap Gemini, EDS och Frontec) samt WM-data (tillsammans med General Electric Information Services). 1.7 Disposition Som en bakgrund till projektet presenteras offentliga sektorns satsning på elektronisk handel och de nyttoeffekter man räknar med. Vinsterna med elektronisk handel är delvis annorlunda för småföretagen, därför beskrivs också dessa. För företagen i Utvecklingsverkstad EDI är Falu kommun särskilt intressant, varför kommunens EDI-satsning redogörs för. I kapitel tre beskrivs projektet, dess utveckling från start samt de mål man vill uppnå. Avsnittet fortsätter med en studie av de individuella företagen. I synnerhet studeras de tre företag som ska delta i kommunens pilotprojekt. Beroende på de tre företagens möjligheter, behov, affärsidéer, verksamheter och struktur diskuteras de förändringar och investeringar som är lämpliga i projektets förlängning. I kapitel fyra utvärderar vi Utvecklingsverkstad EDI för att se hur företagen fungerat i nätverket och hur de gemensamt har hanterat införandeprocessen. I samband med utvärderingen identifieras och diskuteras även vissa problem. Slutligen avslutas studien med en sammanfattning.
Fakturering är dyrt, för vissa organisationer mycket dyrt! Toppledarforum uppskattade hösten 1995 den genomsnittliga kostnaden för den offentliga sektorns fakturahantering till mellan 300 och 350 kronor (Elektronisk handel för kommuner, landsting och stat, 1995, s.13). Då den offentliga sektorn årligen hanterar ca 42 miljoner fakturor skulle en mera kostnadseffektiv hantering av den offentliga sektorns inköpsprocesser därför medföra stora besparingar. Året innan hade IT-kommissionens rapport, "Vingar åt människans förmåga" (SOU 1994:118, s. 33-38), konstaterat att i fråga om kommunikationsnätverk och tillgång till terminaler och datorer står sig Sverige bra i ett internationellt perspektiv. Således bedömde man från Toppledarforums sida att det i Sverige fanns både behov av och förutsättningar för att införa elektronisk handel. Det är mot den bakgrunden staten, landsting och kommuner genom Toppledarforums programråd startade projektet "Elektronisk handel". 2.1 Offentliga sektorns projekt "Elektronisk handel" Projektet bygger på att den offentliga sektorns upphandling skall ske elektronisk. Detta förväntas medföra en rad effektivitetsvinster för både den offentliga sektorn och dess leverantörer / kunder. I ett försök att värdera vinsterna för den offentliga sektorn har Toppledarforum uppskattat besparingspotentialen på fakturor allena till 6,4 miljarder kronor årligen (Elektronisk handel för kommuner, landsting och stat, 1995, s.39). Om den offentliga sektorn i samband med införandet av elektronisk handel förändrar sin verksamhet kan den totala besparingen istället bli hela 30 miljarder kronor (Elektronisk handel - Ettor och många nollor, 1997, s.24). Besparingarna uppnås självklart bara om alla olika delar av den offentliga sektorn börjar handla elektroniskt. Från början var målet att 95 procent av statens, kommunernas och landstingens handel med frekventa varor skulle ske elektroniskt, med hjälp av EDI, år 1998. Målet för den övriga handeln var att 50 procent skulle ske elektroniskt. Dessa mål har i två omgångar flyttats fram och idag finns ingen fastställd tidsplan (Nilsson, Å. 1997, s. 6). Ett tredje mål, att 98 % av alla kommuner, landsting och myndigheter skall ha börjat förbereda elektronisk handel under 1998, står dock fast (Dahmén, L. & Nilsson, Å., 1997, s. 12-13). Redan idag har nästan alla landsting och 70 procent av landets kommuner börjat förbereda eller startat elektronisk handel (Björnberg, D., 1997, s. 1). En av dem är Falu kommun. 2.2 Falu kommun Eftersom elektronisk handel bygger på kommunikation mellan två parter är det intressant att studera vilka förutsättningar det finns inom regionen för elektronisk handel. För småföretagen inom nätverket är det främst elektronisk handel med Falu kommun som lockar och därför beskrivs här kommunens projekt "Elektronisk handel." För att börja handla elektroniskt krävs vissa tekniska förutsättningar. Förutom speciella mjukvaror krävs tillförlitliga kommunikationskanaler. I Falun har kommunen byggt upp ett heltäckande virtuellt IT-nät för de egna kommunala verksamheterna. IT-nätet är uppdelat i interna och perifera nät. De centrala kommunala fastigheterna knyts ihop av interna fiber- och kopparnät medan kommunens skolor, servicehus och byggnader som ligger i ytterområdena förbinds via kabelvisionens kabel-TV-nät och Telias ISDN-nät. De två senare näten utgör ’ryggraden’ i IT-nätet och kallas internt skämtsamt "autobahn". Till detta nät är kommunens olika förvaltningsnät och minidatorer kopplade. Till TV-nätet finns ca 50 kopplingspunkter i kommunen och till de skolor, servicehus och andra anläggningar som ännu inte är uppkopplade byggs ett ISDN-nät. (Falu Kommun, internet) I Falu kommun ser man övergången till elektronisk handel som ett naturligt steg i den "datorisering" som sker och det var därför följdriktigt att starta projekt "Elektronisk handel". Givetvis är det de potentiella besparingarna med elektronisk handel som lockar kommunen. Det sammanlagda värdet av kommunens upphandling av varor och tjänster för olika leverantörer var under 1996 450 miljoner kronor. Detta var fördelat på 90 000 fakturor från 8000 leverantörer. Den uppskattade årliga besparingen av att börja hantera handeln elektroniskt uppskattas av kommunen till ca. 19 miljoner kronor. Detta belopp kan tyckas marginellt i jämförelse med att kommunen omsätter nära två miljarder kronor. Trots detta är besparingen betydelsefull då kommunen har en mycket ansträngd ekonomi. Kommunen har som mål att år 2000 uppnå en balanserad budget. (Fors, J., intervju) Som vi sett har kommunen både ekonomiskt incitament och de tekniska förutsättningarna för att införa elektronisk handel, ändå kommer det att dröja flera år innan kommunen fullt ut kan börja handla elektroniskt. Detta beror till stor del på att en kommun, till skillnad från ett mindre företag, måste förankra sina beslut hos en rad politiska organ. Politikerna såväl som medarbetarna behöver förstå fördelarna med elektronisk handel. För att underlätta denna förståelse och för att skaffa erfarenhet av elektronisk handel har kommunen beslutat att starta tre pilotprojekt:
Trots att leverantörerna i PilotKost och PilotBiblan i princip är redo att börja handla elektroniskt räknar kommunen med att testkörningar kan bli aktuella först i slutet på 1998. Innan projekten kan genomföras måste de aktuella processerna kartläggas/analyseras, och de resulterande förslagen måste sanktioneras innan kommunen kan börja testa elektronisk handel. Den arbetsform man arbetar efter beskrivs i figur 2. Figur 2. Projektorganisation.
Källa: Falu kommun Kommunen har valt en stor arbetsorganisation för pilotprojekten. Detta då man anser att pilotprojekten inte bara ska ge erfarenhet utan också entusiasmera så många som möjligt i kommunen. I projektgruppen "Elektronisk handel" ingår representanter från kommunens alla avdelningar, t .ex. ingår en jurist, en ekonom och en näringslivsansvarig. Kommunen är väl medveten om att det är bl.a. genom personalminskningar som elektronisk handel sparar pengar och därför ingår i projektgruppen även kommunens personalansvarige. Av samma orsak konsulteras och informeras facket kontinuerligt. Facket har även en betydelsefull roll som representant för de framtida användarna. Användare är specialister på sitt område och därför kan de bidra med ovärderlig information till projektarbetet. Samma syfte har projektledningen med Referensgrupp intern vars uppgift är att vara ett forum för att i ett tidigt stadium få personalen engagerad, men även att hålla dem uppdaterade om projektets förlopp. Detta är nog så viktigt då erfarenheter från andra kommuner, landsting och myndigheter visar att personalen ogärna ändrar sitt beteende och börjar använda de nya IT-redskapen (Elektronisk handel – Ettor och många nollor, 1997, s.25). Enligt Jan Fors, ADB-avdelningen, så är konceptet elektronisk handel svårt att sälja till politikerna. För att på ett tidigt stadium förankra elektronisk handel i hela organisationen rapporterar projektledningen till en s.k. skuggrupp av förvaltningschefer. De projektansvariga hoppas att man genom att samarbeta med grannkommunerna Borlänge och Ludvika (Blg-La), kommer man kunna dra lärdom av varandras erfarenheter. Eftersom Falu kommuns upphandlingsenhet redan samarbetar med andra dalakommuner i DINK, Dalainköparna, är ett sådant samarbete naturligt. Dessutom hoppas kommunerna kunna träffa förmånligare inköpsavtal i kraft av sin gemensamma storlek. Dessa dalakommuner har inte kommit så långt med elektronisk handel varför man även i gruppen network samarbetar med andra kommuner utanför Dalarna (t.ex. Skellefteå). För att projektet "Elektronisk handel" inte skall komma i konflikt med något annat av kommunens projekt har man kontakter med kusinprojekt, t. ex. projektet för uppbyggandet av ISDN-nätet. I syfte att relativt snabbt kunna genomföra projektet träffar representanter för kommunen regelbundet representanter från det lokala näringslivet, referensgrupp extern. Denna grupp utgörs främst av nätverket Utvecklingsverkstad EDI. Genom att i ett tidigt stadium introducera elektronisk handel för det lokala näringslivet hoppas kommunen att driva på den regionala IT-utvecklingen. Inför pilotprojekten har man bildat fem pilotgrupper, var och en organiserad i en projektgrupp pilot. Till varje pilotgrupp hör en arbetsgrupp som arbetar med att genomföra pilotprojektet. 2.3 Elektronisk handel för småföretag Allt fler sektorer i vår ekonomi inser möjligheterna med elektronisk handel. Först ut i Sverige var transportbranschen, sedan dess har allt fler branscher följt efter (Fredholm, P., 1996, s. 119). Hittills har dock fördelarna varit tydligast hos de större företagen vilket lett till att det främst är dessa företag som infört elektronisk handel (Alter, S., 1992, s. 383 - 384). En annan orsak kan vara att man traditionellt sett har använt system som t.ex. X.25, X.400 och X.500, vilka är ganska dyra. Därför har en viss storlek varit nödvändig för att kunna bära utgifterna för systemet och dess implementering, underhåll, etc. Med den nuvarande utvecklingen av Internet möjliggörs dock även lösningar för småföretag, då i form av förhållandevis billiga webklienter. På det viset kan man kringgå kostnadsproblemet som tidigare reserverat EDI för stora företag. Även om Internet i skrivande stund knappt används för EDI finns det mycket som tyder på att, särskilt, för småföretag kommer så att ske (Allt mer EDI går via Internet, 1997, s. 11). Detta då kommunikation över Internet erbjuder flexibla lösningar till låga kostnader. Ett exempel på en sådan lösning är Value Added Networks, s.k. VAN-företag. Dessa erbjuder tjänster som innebär att de länkar samman olika typer av EDI-kommunikation (Laudon, J. & Laudon, K., 1997, s. 249). Ett företag kan således använda Internet för att skicka krypterade order, fakturor eller annan information till mellanhanden, VAN-företaget. VAN-företaget översätter informationen till standardspråket för EDI, edifact. Därefter skickas informationen vidare till mottagaren via VAN-företagets X.400-nät (Nilsson, Å., 1997, s. 4). Vad betyder då elektronisk handel för småföretagen? En del förespråkare hävdar att elektronisk handel (EDI) endast är intressant för småföretagare då viktiga kunder/leverantörer kräver det (Fredholm, P., 1996, s. IX). Tidvis hävdas också att små företag inte kommer att kunna hänga med i utvecklingen eftersom de inte har resurserna som krävs och därför slås ut (ibid). Vi skulle, med följande resonemang, vilja hävda att det snarast är tvärt om. Man skulle kunna säga att småföretagaren kan uppnå två olika nyttonivåer. Den första, men lägre, nyttonivån når man genom att automatisera befintliga rutiner. Den riktiga vinsten når man först om man effektiviserar och förändrar rutinerna och först därefter automatiserar dem (se kapitel 1.6.4). Fredholm (1996) delar in nyttoeffekterna i två kategorier: Direkta vinster och strategiska vinster. Direkta vinster är sådana som företagen enkelt kan observera inom företaget då de inför elektronisk handel. Kostnadsreduktioner i olika former är en sådan vinst. Företagen kan t.ex. spara mycket pengar på att automatisera fakturahanteringen (figur 3). Vidare förbättras informationskvaliteten genom att information inte behöver skrivas in i systemen mer än en gång (Rilegård, H. & Thorén, S., 1996, s. 40). Sålunda minskar antalet felaktiga order och fakturor mm. Kortare ledtider är ytterligare ett exempel på direkta vinster av elektronisk handel. Figur 3. Kostnadsreduktion med EDI.
Källa: Effektivare verksamhet med hjälp av EDI, 1994. De Bernardi et al (1997, s.51) tillfrågade fem småföretag om vilken nytta de haft av att handla elektroniskt med andra företag. "Den största fördelen ansåg man vara att det blev färre fel. Andra viktiga fördelar var att tid frigjorts för andra uppgifter och att möjlighet getts till nya arbetsrutiner samt att systemet förbättrat kontroll och uppföljning ävensom affärsrelationer/kundservice. Något längre ned på listan kom: lägre administrativa kostnader och kortare ledtider samt konkurrensfördelar". Andra vinster är mer strategiska än direkt kostnadsreducerande. Den kanske största strategiska vinsten med elektronisk handel är att företaget förbättrar sin position i förhållande till kunder, leverantörer och konkurrenter. Man blir attraktivare genom att man erbjuder ett effektivare sätt att göra affärer. (Fredholm, P., 1996, s. 89)
"Utvecklingsverkstad är ett nytt sätt att fortbilda medarbetare och företagsledare. Projektet genomförs av 6-8 företag i samverkan. De står själva för genomförandet, beställer teknikkunnande utifrån och byter kunnande med varandra. Temat som kursen omfattar vinklas från de olika deltagarnas utgångspunkt och behov. De genomför kursen i tur och ordning på varandras företag och får därmed också inblick i varandras verksamheter. Nätverk byggs på köpet. Dessutom billigt!" Med dessa inledande ord sökte Christina Haggren, Sonny Wikström och Carl Ström i december 1996 medel från Växtkraft Mål 4 till att genomföra var sitt delprojekt inom Utvecklingsverkstad. Växtkraft Mål 4 fann projekten intressanta och beslöt att gå in som finansiär. Syftet med nätverket Utvecklingsverkstad EDI är att "få de deltagande att se möjligheten till tillväxt och utveckling av sina egna resurser samt att motivera företagen att utnyttja sina möjligheter". Målet är att "de deltagande företagen utnyttjar ny kunskap i arbetet med kompetensutveckling, personalutveckling och affärsutveckling. Därigenom får de ökad konkurrenskraft vilket leder till positiv marknadsutveckling, vilket i sin tur leder till tillväxt och ökad sysselsättning". Nedan följer en genomgång av vad man gjort inom projektet. Det skall ses som en översikt där givetvis även de individuella företagens insatser (se 3.1 – 3.8) skall tas med i bedömningen av nätverkets prestationer. Man skulle kunna säga att grunden i nätverket är de månatliga möten där alla projektets medlemmar träffas under en halvdag. På mötena sker utbildning inom elektronisk handel, planläggning av kommande månads arbete samt uppföljning av föregående månad. Viktiga punkter på dagordningen är kompetensutveckling, nätverksuppbyggnad och externa kontakter. Alla delar i projektet bidrar självklart till deltagarnas kompetensutveckling, men speciell vikt har lagts vid utbildning i Lagen om offentlig upphandling (LOU) och allt som har med elektronisk handel att göra, så väl teoretiskt som praktiskt. Kunskap om hur offentliga sektorn agerar är oerhört viktigt likväl som mer teknisk kunskap i hur EDI fungerar. I vissa fall har även det månatliga mötet förlagts till annan plats för att deltagarna skulle kunna delta i seminarier, mässor och dylikt. Ett exempel på detta är februarimötet där företagen deltog i FRs och Toppledarforums seminarie "Elektronisk handel, en möjlighet för alla!". Seminariet syftade till att informera och ge exempel på affärsmöjligheter som elektronisk handel kan medföra. Ytterligare en återkommande punkt i programmet är presentationer av företagen i nätverket, där man försökt lära av varandra i allmänhet och specifikt om eventuella erfarenheter av EDI. Blids Bokhandel var ett av företagen som kunde berätta om tidigare erfarenheter med EDI-relaterade frågor. Blids hade erfarenhet av en Internetbokhandel redan innan Utvecklingsverkstad EDI startade som de andra kunde dra lärdom av. De fick en chans att se vad elektronisk handel kan ge för resultat, möjligheter och problem. Man har även inom projektet arbetat hårt med att etablera kontakter med externa organisationer som Falu Kommun och de tre ramavtalsleverantörerna. Ett möte genomfördes tillsammans med fem representanter från just Falu Kommun, där man gick igenom kommunens arbete med att införa elektronisk handel. Samtidigt fick även företagen i Utvecklingsverkstad EDI en chans att berätta om sitt arbete och visa sitt intresse av att starta pilotprojekt tillsammans med kommunen. Figur 4. Utvecklingsverkstad EDIs organisation.
Källa: Egen. Ovanstående figur (4) visar de två typerna av företag som ingår i nätverket. Det består av fem leverantörföretag som är intresserade av elektronisk handel och tre kunskapsföretag som tillför nätverket nödvändig expertis. Nedan följer en beskrivning av Utvecklingsverkstad EDIs åtta deltagande företag. Beskrivningen bygger genomgående på intervjuer med företagen, utom då källa anges. De tre första leverantörföretagen är aktuella i kommunens pilotprojekt varför dessa diskuteras mer ingående. Alla tre har olika förutsättningar och har därför skilda problem. Studien får därmed skiftande karaktär beroende på vilket företag som studeras. Efter dem beskrivs de övriga leverantörföretagen samt kunskapsföretagen. 3.1 Falu Partiaffär Falu Partiaffär är en grönsaks- och fruktgrossist som har Faluregionen som sitt arbetsområde. Man är åtta anställda och har 20-25 miljoner kronor i omsättning varav ca. 5 miljoner kronor är försäljning till offentliga sektorn. Falu Partiaffärs kunder utgörs huvudsakligen av Falu Kommun, Landstinget Dalarna och diverse privata restauranger. Däri ingår bland annat 50-60 skolor och daghem med vilka elektronisk handel skulle kunna bli möjlig då kommunen kommer igång med sitt system. Falu Partiaffär importerar mer och mer av sina produkter själva, men de har givetvis även "vanliga" leverantörer såsom Saba, som är en stor leverantör, och lokala odlare. Ingen av dessa använder sig dock i nuläget av elektronisk handel. Per-Arne Hammarberg (representant från företaget) säger att han har lärt sig allt han kan om IT i Utvecklingsverkstad EDI. Han förstår att det är enormt viktigt att de är med och inte hamnar på efterkälken. Han saknar dock intresse för att lära sig de tekniska detaljerna och vill helst inte lägga ned så mycket tid på att analysera sitt företag osv, utan vill helst att nätverket föreslår ett system som är bra och klart att köra med. 3.1.1 PilotKost Per-Arne hoppas att företaget snart skall komma igång med ett pilotprojekt tillsammans med Haraldsboskolan. Enligt kommunen kommer pilotprojektet att starta i januari, men själva handeln kommer inte att kunna påbörjas förrän under andra halvan av 1998. För kommunen kommer PilotKost, som är det första projektet, ge erfarenheter inom ett svårt men viktigt område av elektronisk handel, livsmedelshandel. Handeln med livsmedel är komplicerad bland annat p.g.a. att det kan vara svårt att veta vad som finns att beställa och till vilka priser eftersom grossisten köper in till dagspris. Ytterligare problem skapas givetvis av att många matvaror inte kan lagras speciellt länge. Vissa livsmedel är dessutom svåra att beskriva standardiserat. Hur kommer det sig då att ett av kommunens första projekt med elektronisk handel gäller livsmedel? Svaret är enkelt, kommunens skolor, daghem etc. köper dagligen stora mängder livsmedel och det finns därmed en besparingspotential i att effektivisera dessa uppköp. Bara Haraldsboköket handlar frukt och grönt för nära en miljon kronor årligen, ca 100 ton varor. Dessutom är båda parterna positivt inställda till elektronisk handel. Därtill har Falu Partiaffär redan de nödvändiga förkunskaperna för att kunna delta i pilotprojektet. Att det går att handla livsmedel elektroniskt har bl.a. ett projekt inom Göteborgs stad visat (projektet inkluderar dock inte handel med frukt och grönt). Där köper Burgården (Nordens största restaurangskola) sina råvaror via MATILDA. Det är ett kostplaneringssystem som Göteborgs Utbildningsförvaltning utvecklat vilket bl.a. innehåller produktdatabasen DABAS. I MATILDA samlas beställningar från 60 användare upp för att via EDI skickas till de olika leverantörerna. MATILDA kommer även att kunna hantera elektroniska fakturor. Det är system som dessa Falu kommun och Falu Partiaffär bör beakta när de i början på våren 1998 ska undersöka hur handeln med Haralsboköket skall förändras. (Leksell, H., 1997, s. 5) 3.1.2 Nuvarande handelsprocess Figur 5 beskriver de nuvarande processerna mellan Falu Partiaffär och Haraldsboköket/ kommunen. Falu Partiaffär ringer upp skolköket och beskriver dagens utbud, varpå kökspersonalen läser upp beställningen. Ibland faxas även beställningen till Falu Partiaffär. En kontorist knappar sedan in beställningen. Det beställda partiet plockas fram, lastas och körs ut, tillsammans med en följesedel. Leveransen godkänds av någon vid skolköket genom underskrift på följesedeln, som skickas i retur till ordermottagningen. En kopia hamnar i en pärm hos föreståndarinnan. Falu Partiaffär skickar sedan ut en faktura till kommunen. Denna betalas via en bank som för över summan från kommunens kassa till Falu Partiaffärs inbetalningskonto. Betalningen registreras och kommunen får bekräftelse på att betalningen är gjord genom ett kontoutdrag från banken. Figur 5. Nuvarande handelsprocess, Falu Partiaffär och Haraldsboskolan.
Källa: Egen. Anm: Ibland används telefax för att lägga beställningen. 3.1.3 Vinster Varje delsteg i ovanstående beskrivning tar tid, en tidsåtgång man delvis skulle kunna undvika genom att förändra processerna med elektronisk handel. Detta skulle kunna resultera i stora besparingar då mellan en fjärdedel och en femtedel av Falu Partiaffärs omsättning kommer från handeln med den offentliga sektorn. Den stora vinsten tror vi dock är strategisk. Falu Partiaffär får en konkurrensfördel gentemot övriga grossister i fråga om handeln med kommunerna i regionen och landstinget. 3.1.4 Problem Det finns, så som vi ser det, några svåra problem som pilotprojektet måste lösa. Frukt och grönt är till skillnad från många andra livsmedelvaror svåra att beskriva standardiserat, varierar i pris dagligen och har oftast kort hållbarhet. Vi har identifierat några av de problem detta kan leda till: I de flesta fall av EDI möjliggör befintliga EAN-koder (streckkoder) i kombination med en streckkodsläsare en rationell hantering av godmottagningen (Elektronisk handel för kommuner, landsting och stat - handbok 2, 1996, s. 58). Att leveransaviseringen stämmer kontrolleras automatiskt redan vid leveransen. För frukt och grönt saknas i de flesta fall unika EAN-koder, vilket gör att leveransen måste kontrolleras manuellt och sedan föras in i mottagarens system. Hanteringen kan även ske med hjälp av EAN:s Serial Shipping Container Code – SSCC, vilket innebär att individuella transportenheter såsom pallar, kartonger etc. förses med en SSCC (Duvinger, K., intervju). SSCC skulle dock innebära merarbete för Falu Partiaffär. . Till en början kommer Falu Partiaffär att behöva upprätthålla en produktdatabas bara för Haraldsboskolan, då en databas är ett måste för elektronisk handel (Rilegård, H. & Thurén, J., 1996, s. 77). Databasen bör innehålla information om näringsvärden, förpackningsstorlekar med mera (Elektronisk handel för kommuner, landsting och stat - handbok 2, 1996, s. 59). Till databasen måste även prisinformation kopplas, något som för frukt och grönt varierar dagligen. Detta gör det komplicerat att konstruera och underhålla en sådan databas. Eftersom det kan komma att dröja många år innan Falu Partiaffärs övriga kunder önskar börja handla elektroniskt, bör företaget fundera över om det är rimligt att underhålla en dylik databas bara för en kund. Problemet förvärras av att det i Sverige inte finns någon befintlig databas som projektet skulle kunna utnyttja (Åke Natt och Dag, intervju). Det förekommer ett kartläggningsarbete för att se hur en sådan produktdatabas för europeiskt bruk kan se ut (ibid). Ovan nämnda problem innebär att det krävs stora resurser, i tid såväl som finansiella, för att börja handla frukt och grönt elektroniskt. Varken Sveriges Frukt- och Grönsaksdistributörer, EDIS, EAN Sverige eller Telia Företag känner till någon frukt- och gröntgrossist som använder EDI. Alla tre ser dessutom prisvariationerna som det stora problemet. Eftersom Falu Partiaffär skulle vara den första frukt- och gröntgrossisten i Sverige att börja med elektronisk handel, finns inga färdiga EDI-koncept att använda (Eriksson, G., intervju). Det innebär att man inom PilotKost blir tvungen att konstruera och underhålla en egen produktdatabas, något som kommer att kräva 100 procents engagemang från båda parter. De två parterna i PilotKost ser själva ytterligare problem med elektronisk handel. Avsaknaden av personlig kommunikation tycker Per-Arne Hammarberg, Falu Partiaffär är ett problem. En potentiell fördel med elektronisk handel är att lagerkassationer minskar, men då telefonsamtalen ersätts med automatiserad kommunikation går Falu partiaffär miste om möjligheten att styra beställningarna, något som t.o.m. kan öka kassationerna. Produktdatabasen måste alltså utformas så att den, i så hög grad som möjligt, kan ersätta den mänskliga kontakten (Rilegård, H. & Thurén, J., 1996, s. 77). Vi tror emellertid att elektronisk handel inte behöver innebära en total avsaknad av mänsklig kontakt, något som Margareta Atterfors, Haralsboköket håller med om. Den tid som frigörs kan ju t.ex. användas av Falu Partiaffärs försäljare till kundkontakt. Atterfors ser svårigheter med hanteringen av felleveranser. Hon menar också att det måste gå att hantera felaktigt debiterade priser. Detta är dock något som dagens EDI-system klarar, då det finns protokoll för att rapportera avvikelser (Fredholm, P., 1996, s. 122). Vi anser att bara man utbildar användarna på Haraldsboköket, kommer hanteringen av felleveranser inte vara något problem. Eftersom priserna på frukt och grönt varierar i sådan utsträckning, anser vi att det är tveksamt om Haraldsboskolan kan binda upp sig vid en leveransplan. Visserligen försöker skolan följa en rammatsedel, men med en leveransplan kommer flexibiliteten att minska. 3.1.5 Rekommendationer Göran Eriksson, Telia Företag, anser att ett projekt av denna typ är möjligt men kräver en "mycket engagerad person". Per-Arnes önskan att köpa en färdig lösning är sålunda inte möjlig. Eftersom det inte finns några tidigare projekt att dra erfarenheter från anser vi, även om pilotprojektet med all sannolikhet är genomförbart, att Falu Partiaffär bör tänka över om det i dagsläget är vettigt att börja handla frukt och grönt elektroniskt. Falu Partiaffär bör noggrant väga vinsterna mot kostnaderna av arbetet att införa och sköta ett system för elektronisk handel. Om Falu Partiaffär trots problemen väljer att påbörja projektet rekommenderar vi att företaget väljer en form av elektronisk handel där produktdatabasen inte är så viktig. Vi anser även att Falu Partiaffär i sådana fall bör välja det minst kostsamma alternativet för elektronisk handel, d.v.s. använda ett VAN-företag för sin EDI-kommunikation (se 1.7). Vi har valt att generellt diskutera hur projektet kan genomföras. Det är vår förhoppning att resonemanget ska ge en viss vägledning åt Falu Partiaffär om de väljer att fullfölja pilotprojektet. Skolköken i Falun har en gemensam s.k. rammatsedel som Haralsboköket följer så långt det går. Genom att koppla den gemensamma matsedeln till ett kostplaneringssystem skulle köket kunna lägga upp en leveransplan för skolåret. Beställningarna kan sedan skötas helt automatiskt. När personalen finner det nödvändigt kan de justera beställningarna. Till en början kommer det säkert bli nödvändigt att dagligen registrera avvikelser från den upplagda planen, t .ex. om många elever är sjuka. Trots detta borde leveransplanen medföra tidsbesparingar då personalen inte längre behöver rabbla hela beställningslistor. För Falu Partiaffär skulle leveransplanen medföra att företaget kan planera sina egna inköp bättre, och på så sätt öka sin effektivitet (Fredholm, P., 1996, s. 121). En produktdatabas kommer fortfarande att behövas men behöver inte vara lika omfattande eftersom beställningarna följer leveransplanen. Hur tror vi då att handeln skulle kunna gå till? Någon dag innan leveransen erhåller skolköket via datanätet en automatiskt genererad orderbekräftelse (från leveransplanen) från Falu Partiaffär. På så vis kan kökspersonalen enkelt kontrollera att order är riktig. Dagen för leverans lastar Falu Partiaffär varorna och kör ut dem. När Haraldsboköket mottager varorna noterar kökspersonalen detta i sitt system, som automatiskt skickar en bekräftelse till kommunens ekonomiavdelning och till Falu Partiaffär. På så vis slipper kommunen manuellt verifiera att varorna levererats. Beroende på hur parternas EDI-avtal är utformat, kan kommunen nu antingen betala Falu Partiaffär direkt eller invänta en elektronisk faktura. Oavsett vilken lösning man väljer kommer Falu Partiaffär att snabbare erhålla betalning. En positiv sidoeffekt av handeln är att en databas skapas över beställningarna och leveranserna som skulle kunna användas för att ta fram statistik. 3.2 Kontenta Curt Sund Kontenta Curt Sund AB är Canons återförsäljare i Dalarna med en omsättning under 1996 på ca 50 miljoner kronor. Företaget har 25 anställda som främst arbetar i butiken i Borlänge men företaget har även en butik i Falun, se figur 6. Kontentas kunder består uteslutande av företag och institutioner inom den offentliga sektorn. Affärsidén är att sälja, leasa och underhålla kopiatorer, datorer, skrivare och andra elektroniska apparaturer till företagskunder i Dalarna. Den dominerande produktgruppen är kopiatorer men företaget fokuserar alltmera på digitala produkter. Detta då dagens analoga teknik byts ut mot digital, varför också gränsen mellan skrivare och kopiatorer försvinner. Sålunda har Kontenta en rad konkurrenter, alltifrån små databutiker till stora kontorsmaterialsleverantörer. När Utvecklingsverkstad EDI började ägdes Kontenta av Anders Hedlund men hösten 1997 köpte Mikael Wirhed företaget. Den nya ägaren är mycket positiv till elektronisk handel och han kommer också ta över Anders Hedlunds plats i nätverket. Figur 6. Kontentas organisation.
Källa: Egen. Kontentas kunddebitering resulterar i ca 12 700 fakturor årligen vilket ställer stora krav på företagets administrativa verksamhet. Enligt den nya ägaren är företagets nuvarande administrativa system för ålderdomligt och fördyrar hanteringen av fakturor. Företaget bytte därför vid årsskiftet sitt administrativa system till Amanda, ett system som används av majoriteten av Canons återförsäljare. Systembytet är första steget av flera med målet att effektivisera Kontentas administration och den nya ägaren ser därför elektronisk handel som ett naturligt nästa steg. Detta kommer att ske genom deltagandet i kommunens pilotprojekt, Pilot-IT som börjar i februari, 1998. 3.2.1 IT-nivå Eftersom Kontenta är en leverantör av IT-utrustning är företaget naturligtvis kompetent inom IT-området. Personalen använder i stor utsträckning telefax, e-mail och delade databaser i sitt arbete och företaget har en egen hemsida. När Kontenta idag ska beställa sker detta i stor utsträckning via telefon eller telefax, men i framtiden hoppas Kontenta att få börja lägga order direkt i leverantörernas datasystem. Den största leverantören, Canon Sverige, kommer under våren 1998 testa en Internetlösning där återförsäljarna skriver in de olika beställningarna direkt i Canons databas. 3.2.2 Vinster Kontentas direkta handel med kunderna består i stor utsträckning av uppsökande verksamhet, d.v.s. Kontentas försäljare besöker nuvarande och potentiella kunder. En viss försäljning sker även i företagets två butiker. Denna handel är viktig för företaget och kan inte ersättas av elektronisk handel. Trots detta är elektronisk handel intressant för Kontenta av flera orsaker. Eftersom företagets funktion i huvudsak är att agera som mellanhand mellan Canon Sverige och slutanvändarna, måste företaget kunna förmedla information mellan leverantören och kunderna. När en av Kontentas kunder önskar en prisuppgift om en viss vara måste för närvarande Kontentas personal leta reda på denna uppgift. Detta arbete bör kunna automatiseras, vilket skulle spara tid för både kund och försäljare. Också det stora informationsflödet mellan Canon Sverige och Kontenta gör att det finns utrymme för någon form av elektronisk handel. När företag ’köper’ en skrivare sker det oftast i form av ett leasingsavtal och ett serviceavtal, där företaget månadsvis betalar en viss summa till Kontenta. Företagen faktureras sålunda regelbundet. Om denna fakturering (som består av merparten av de 12 700 fakturor Kontenta årligen skickar till kunderna) skedde automatiskt skulle mycket tid frigöras för Kontenta. Dalakommunerna kommer att börja handla elektroniskt, den enda frågan är när och i vilken utsträckning. Falun, Borlänge och några av deras grannkommuner faktureras regelbundet av Kontenta (ca 20 % av Kontentas fakturor går till den offentliga sektorn). När kommunerna väl infört elektronisk handel kommer de att kräva att denna fakturering kan ske elektroniskt. Detta bekräftas av Falu kommuns önskan att Kontenta, som ett av tre IT-bolag, skall samarbeta med dem i ett pilotprojekt. För Kontenta kan möjligheten att erbjuda elektronisk handel även vara ett försäljningsargument. Kommunerna upphandlar gemensamt ca 1000 kopiatorer för en fem-årsperiod. Kontraktet motsvarar ca 40 000 fakturor och därför borde kommunerna vid nästa upphandling lägga stor tonvikt vid leverantörens erfarenhet av elektronisk handel. Vid den senaste upphandlingen fick inte Kontenta ordern, men vid nästa offert hoppas företaget kunna vinna kontraktet. Det kan därför löna sig för Kontenta att delta i pilotprojektet för att så tidigt som möjligt komma igång med elektronisk handel. 3.2.3 Problem I Kontentas fall är det flödena till och från Canon Sverige som skulle vara lönsammast att automatisera. Canon Sverige är dock än så länge kritiska till att handla elektroniskt med sina leverantörer. Canon Sverige anser att elektronisk handel i form av EDI är lämplig endast för riktigt stora kunder, de som redan har en professionell dataavdelning. T.ex. använder Canon Sverige en form av EDI mot On-Off. Canons negativa inställning beror på tre faktorer.
Till stor del tycker vi att von Hoffstens kritik är berättigad. Kontenta anser sig vara kompetent nog att hantera elektronisk handel, vilket vi tror kan bli ett problem då elektronisk handel handlar om mycket mer än att bara skaffa ett nytt system. Ändå anser vi att Kontenta kan införa elektronisk handel och bör dessutom vinna på att göra så. Kontenta, som många andra småföretagare, kommer givetvis inte att själva kunna underhålla ett EDI-system. Genom att köpa EDI-tjänsten från leverantören av deras administrativa system eller genom att använda ett VAN-företag, slipper de problemen med olika standarder. Dessutom behöver Kontenta i det andra alternativet inte själv stå för underhållet av systemet. Enligt Tomas Nordqvist (intervju), diskuteras det mycket omkring sådana alternativa EDI-lösningar, bl.a. har Telia djupa kontakter med småföretagare i Sundsvallsområdet där de erbjuder en enkel programvara för småföretagare. Detta program kostar bara 1000 kronor per licens samt har en årlig kostnad på 1000 kronor. Nätverket har emellertid diskuterat att skaffa WM-datas WEB-baserade klient för småföretagare, ECtrade. 3.2.4 Rekommendationer När nu Kontenta ska börja handla elektroniskt med kommunen står de framförallt inför tre val:
Eftersom Kontenta nu införskaffat Amanda, som är ett gammalt system, och eftersom Canon Sverige ställer sig avvaktande till EDI kommer elektronisk handel i nuläget inte kunna genomföras fullt ut. Vi anser att Kontenta inte bör välja varken alternativ ett eller två då Canon Sverige AB så småningom kommer att skaffa ett administrativt system som kan hantera elektronisk handel. Eftersom Canon Sverige AB är den största leverantören bör Kontenta invänta vilket system som väljs. Kontenta bör ha ett EDI-system som klarar av att hantera både leverantörer och kunder. Att Kontenta skulle klara mer än ett system bedömer vi inte troligt. Därför bör Kontenta till pilotprojektet välja alternativ tre ovan, dvs kommunicera genom något VAN-företag. Om Kontenta planerar att så småningom bli ett s.k. Canon Center (ett franchising-företag) är detta ytterligare en orsak att vänta in Canon Sverige ABs val av system. Om Kontenta väljer alternativ ett eller två men inte kan avsätta tillräckligt med resurser för att sköta systemet finns risken att systemet inte kommer att fungera tillfredsställande. Det skulle t.ex. vara oacceptabelt om en faktura eller något annat meddelande försvann, varför det tredje mindre krävande alternativet kan vara bättre. Med en VAN–lösning kommer dock Kontenta gå miste om den besparing som sammankopplingen av EDI med det administrativa systemet skulle innebära. Men på så vis kan Kontenta redan nu erbjuda elektronisk handel utan att behöva investera i dyra och svårhanterliga system. 3.3 Bokia Blids Bokhandel (Organisationstjänst AB) Blids Bokhandel ligger i Falun men ingår i en större koncern som heter Organisationstjänst AB (OTAB-gruppen). Koncernen har ett 90-tal anställda och är Sveriges tredje största bokhandelskedja. OTAB-gruppen omsätter ca. 135 miljoner kronor varav 40 miljoner kommer från försäljning till institutionella kunder såsom kommunala skolor och bibliotek, landstingsskolor och -bibliotek, högskolor etc. Man har över 50 bibliotek som kunder, där Faluns stadsbibliotek är en av Blids största kunder. Stadsbiblioteket köper i princip alla sina böcker från Blids. På leverantörssidan finns 1700 företag, men ca. 80% av Blids orderstock går till ungefär 50 leverantörer. Seelig & co., Almquist & Wiksell och Bonnier är de största leverantörerna. Vad har företaget fått ut av nätverket Utvecklingsverkstad EDI då? Eftersom Blids redan var ganska långt framme vad gäller IT-användning då projektet startade har nyttan mer kommit från fördelarna med att tillhöra en grupp framför direkt kunskapsbildning. De säger bl.a. att man som grupp kunnat sätta en större press på kommunen att införa elektronisk handel än man hade kunnat göra som individuellt företag. Detta har också visat sig då hela tre av fem företag med vilka kommunen startar pilotprojekt är med i Utvecklingsverkstad EDI. Blids har också fått bekräftat att deras IT-satsning är riktig och att en internetlösning är bättre för dem än t.ex. en X.400-lösning. Som helhet har Blids Bokhandel upplevt nätverket mycket positivt. 3.3.1 IT-nivå Företaget har en relativt hög IT-mognad. Inom OTAB-gruppen har man redan börjat med elektronisk handel mot privatkonsumenter genom Boktjänst Direkt, en internetbokhandel. Dessutom gör man beställningar hos vissa leverantörer direkt i deras databaser, även om det inte kan betecknas som EDI. I februari skall Blids bokhandel emellertid starta pilotprojektet "PilotBiblan" med Stadsbiblioteket i Falun inom ramen för Utvecklingsverkstad EDI. För Blids Bokhandel som redan investerat i den nya IT-tekniken är pilotprojektet ett viktigt och naturligt steg av flera orsaker. En är att Blids och OTAB-gruppen har en uttalad önskan att växa i försäljningen till den offentliga sektorn och högskolorna. Redan idag säljer OTAB-gruppen till skolor/bibliotek för drygt 40 miljoner kronor, en omsättning som förväntas öka. En annan orsak är att OTAB-gruppen har rationaliserat informationshanteringen bl.a. genom att distribuera produktinformation via elektroniska medier så som CD-Rom och Internet. Eftersom handel via internet kräver varubeskrivningar, har företaget redan en produktdatabas som kan återanvändas i den elektronisk handeln med den offentliga sektorn (och andra företag). OTAB-gruppen har sålunda redan byggt upp en del av den interna struktur som är nödvändig för att börja handla elektroniskt mot företag och institutioner. Figur 7. Framtida EDI-lösning.
Blids Bokhandel ser således pilotprojektet som ett första steg i en EDI-lösning (se figur 7). Blids kommer i ett första stadium – pilotprojektet – etablera elektronisk handel med Falu kommun. Detta kommer troligtvis att ske via ett VAN-företag. I ett senare skede kommer EDI-kommunikation även att etableras med en del av leverantörerna (den nedre halvan av bilden). Längre fram, om elektronisk handel blir standard vid affärskommunikation, vill Blids handla elektroniskt med samtliga leverantörer och institutionella kunder. Källa: Egen. Anm: Pilotprojektet inkl. ej leverantörer under streckade linjen. 3.3.2 Vinster Blids Bokhandel har i jämförelse med övriga deltagare i utvecklingsverkstaden stort varuutbud (i antal produkter). Företaget garanterar att kunderna "kan beställa de böcker [de] vill ha. [OTAB-gruppen] har ingen gräns vid 1, 2 eller 3 miljoner titlar. [De] levererar den bok [kunden] vill ha - bara den finns utgiven - punkt slut."(Boktjänst Direkt, Internet). Detta resulterar i att gruppen måste hantera stora mängder information. En analytiker vid Sears, en butikskedja i USA, har uppskattat att 70 % av den information företaget förde in i sitt system kommer från andra företags datorsystem (Alter, S. 1992, s. 383). Eftersom den informationen redan fanns i elektronisk form skulle en stor del av den, via ett EDI-system, kunna återanvändas (ibid). På samma sätt skulle Blids kunna rationalisera informationshanteringen genom återvinning, t.ex. kan leverantörens produktbeskrivning elektroniskt förmedlas till kunderna. Företaget har målsättningen att inköpsansvariga hos kunderna ska få all nödvändig information om beställningen direkt i sitt EDI-system. När inköparna så lägger sin order elektroniskt, ska OTAB-gruppens EDI-system direkt kontrollera mot deras lagersystem om böckerna finns inne. I de fall böckerna måste beställas skickas ett elektroniskt meddelande till OTAB-gruppens beställningssystem. Om boken inte finns hos någon av leverantörerna kommer systemet meddela företagets personal. Först då sker en manuell sökning i t.ex. utländska databaser. För Blids Bokhandel skulle detta innebära att man kunde erbjuda bättre kundservice, samtidigt som man skulle spara mycket av den tid manuellt arbete tar idag. 3.3.3 Problem Blids Bokhandel har inte försökt uppskatta hur mycket deras fakturahantering kostar, men den borde vara en ansenlig kostnad då företaget hanterade mellan 28 000 och 29 000 fakturor 1996. Införandet av EDI kommer i allmänhet att effektivisera fakturahanteringen även om Blids inte ser någon större besparing i sin kundfakturering. En direkt besparing med att skicka elektroniska fakturor är att man slipper betala portokostnader, men då Blids använder fakturorna som följesedel finns inte den besparingen. Då VAN-företag normalt tar betalt per meddelande (ca. 5 kr) kan elektroniska fakturor snarare innebära en extrakostnad för företaget (Meurke, intervju). Anders Ahlgren, VD i Blids och OTAB-gruppen anser att vinsterna med elektronisk handel mest finns på kommunens sida, även om Blids kan göra vinst t.ex. på antalet räntedagar genom snabbare betalning och andra strategiska vinster (se 2.3). 3.3.4 Rekommendationer När Blids Bokhandel inom ramen av pilotprojektet ska välja EDI-system anser vi att företaget, av samma anledning som Kontenta och Falu Partiaffär, bör satsa på en fristående WEB-klient. I ett senare skede bedömer vi emellertid att Blids och OTAB-gruppen skulle uppnå stora kostnadsbesparingar om "butiken på nätet" och EDI-handeln integreras med deras underliggande system. Sålunda tror vi att företagen kommer att finna det naturligt att byta sina administrativa system (OLF-system, Ekonomi-system m.m.) till system som klarar EDI. Det kommer helt enkelt att vara kostnadseffektivt att införa ett fullständig integrerat EDI-system och därför bör Blids Bokhandel redan under pilotprojektet förbereda sig för detta. 3.4 Rent Hus i Falun Strax utanför Falun, i Bjursås, ligger företaget Rent Hus i Falun AB. Margareta Olsson driver företaget som är ett städföretag, men som även har en del utbildningsverksamhet. Företaget omsätter ca. 2 miljoner kronor. Margareta arbetade tidigare på ett annat städföretag, men slutade för att starta en egen städfirma. Elva städerskor är anställda som alla arbetar i det närmaste helt självständigt, vilket innebär att de själva diskuterar med kunden när och var städning skall ske osv. Margareta har även certifierat företaget enligt ISO 9002 för att säkra kvaliteten. Företaget säljer också utbildning inom städteknik och personalvård m.m. vilket tar mer och mer av Margaretas tid. En hemsida för utbildningsdelen är på gång som dock endast skall fungera som marknadsföring. Inom Utvecklingsverkstad EDI har inte företaget gjort så mycket, utan Margareta tycker främst att hon lärt sig mycket om den offentliga sektorns planer på hur upphandling skall gå till i framtiden. Även om ett EDI-system inte är aktuellt för Rent Hus är det ändå viktigt att hålla kunskapen om kommunens inköpsrutiner aktuell för att kunna vara där när nya upphandlingar drar igång. Företaget är inte idealiskt i elektronisk handel-avseende. Det har liten mängd papperskommunikation med kunder, säljer rena tjänster och har alltså heller inte mycket kommunikation med leverantörer. Magareta vill ändå vara med i en eventuell fortsättning av projektet, eftersom hon anser att "det är viktigt att även den här branschen vet vad som är på gång". Dessutom vill hon växa och hon tror därför att företaget i framtiden kan ha nytta av elektronisk handel. Vi bedömer dock att företaget inte bör vara med i en eventuell fortsättning av följande orsaker: Det finns många andra företag i Falun som skulle ha en större nytta av elektronisk handel. Genom att deltaga i nätverket har Magareta redan lärt sig grunderna i elektronisk handel; om hon i fortsättningen vill hålla sig uppdaterad finns enklare sätt. Eftersom nätverket fått EU-stöd tycker vi att deltagarna skall vara företag som inom en rimlig tidsperiod kommer att ha uppenbar nytta av projektet. Det är möjligt att även Rent Hus i Falun kommer att ha nytta av elektronisk handel, men vi bedömer inte att det ligger inom en skälig tidsperiod. Tillsammans med hustrun Ulla har Anders L Jansson företaget Verktyg & Maskin AB. Företaget ligger i Falun och säljer precis som namnet antyder verktyg och maskiner främst till företag och myndigheter; endast 8% säljs till privatpersoner. Omsättningen var 1996 ca. 2 miljoner kronor. Till de större kunderna hör Bobergs, Bergs och Falu kommun. Inom Falu kommun har man 10-15 olika kunder, t.ex. fastighetsbolag, elverket och soptippen. Dessa gör inte centrala inköp utan alla gör sina egna inköp vilket leder till en stor mängd fakturor. Företaget har ca. 300 leverantörer varav Järn och Bygg i Borlänge är en av de större leverantörerna. För ett år sedan kunde man på Verktyg & Maskin ingenting om datorer. Idag använder de datorn nästan till allt, även om det är en bit kvar till att använda EDI. Hela "skulden" för IT-fieringen lägger de på Utvecklingsverkstad EDI. De tycker därför att nätverket varit "kanon". Det har visserligen kostat också. Anders hävdar att ca. 30-40 h i kvartalet investerats i nätverket plus att en dator har köpts in. Verktyg & Maskin AB har förutsättningar för att kunna göra stora besparingar genom elektronisk handel. Dels har företaget några få stora leverantörer som man har omfattande papperskommunikation med. Dessa relationer skulle kunna stärkas och effektiviseras med hjälp av EDI. Dels kommer nästan hela omsättningen från icke-privata kunder, t.ex. Falu kommun, vilket möjliggör elektronisk handel också med många företag på kundsidan. Speciellt intressant är givetvis Verktyg & Maskins relation till Falu kommun p.g.a. den omfattande papperskommunikationen. Verktyg & Maskin har en websida där kunderna kan göra sina beställningar. Dessutom försöker man få igång ett pilotprojekt mot kommunen. Ett sådant pilotprojekt kan dock dröja eftersom kommunen vill börja med de tre projekt man redan bestämt sig för. Företagets EDI-satsning står dock inte och faller med kommunens engagemang, utan man är på gång att, som Anders säger, "koppla upp sig" till ett par, tre kunder och också mot leverantören Sandvik-Bahco. Detta är också ett problem. Anders är så entusiastisk över elektronisk handel att han vill göra allting samtidigt. Vi tror att företaget skulle tjäna på att ta en sak i taget och istället etablera goda kontakter med en kund eller en leverantör. Därifrån skulle man kunna dra lärdom för ett mer utvidgat införande av elektronisk handel. Christina Haggren är ägare och ensam anställd på Företagstjänst. Företaget arbetar med att hjälpa småföretagare i Dalarna att ta fram beslutsunderlag för affärsutveckling, detta ofta med hjälp av ny informationsteknik. Kunderna får hjälp med saker som att hitta information som är viktig för företaget, hitta samarbetspartners, bearbeta andra marknader än de lokala samt att få tillgång till aktuell teknik då de skall göra affärer med större företag och organisationer. Företaget är ett av de tre kunskapsföretagen i nätverket. Med denna bakgrund startade Christina upp nätverket Utvecklingsverkstad i vilken Utvecklingsverkstad EDI är ett av tre delprojekt som alla drivs genom bidrag från Växtkraft mål 4. Utöver sin roll som grundare av nätverket är Christina även projektansvarig i Utvecklingsverkstad EDI. Som projektansvarig fungerar hon som spindeln i nätet i fråga om nätverkets organisation. Christina sköter därför också merparten av kommunikationen med Falu kommun och andra externa parter. 3.7 Visionary Verksamhetsutveckling Visionary är det andra företaget i gruppen som fungerar som konsult för resten av nätverket. Företaget ligger i Falun och är ett verksamhets- och IT-konsultbolag. Tony Meurke som driver företaget är engagerad i Toppledarforum för att sprida kunskap om IT till kommuner och andra. Som kunnig på området är han inte med för att själv lära om elektronisk handel, utan bl.a. för att stötta företagen i Utvecklingsverkstad EDI med kunskap. På det viset får han dessutom själv en inblick i hur småföretagare tänker och fungerar. Visionary har gjort en verksamhetsanalys hos nätverkets medlemmar som givit förslag på vad man skulle kunna börja med inom elektronisk handel och andra IT-relaterade frågor. Tony tror att det finns en risk att små företag sorteras bort p.g.a. att kommun och landsting väljer att handla av de stora företagen för att de stora besparingarna med elektronisk handel finns att hämta där. Därför är det bra att Utvecklingsverkstad EDI finns där som ett exempel på hur man kan skydda de små företagens intressen och sätta press på kommunen. 3.8 Anbudsjournalen Till skillnad från de övriga företagen i nätverket är Anbudsjournalen en ’veteran’ inom området elektronisk handel. Företaget bildades 1994 med affärsidén att samla in, förädla och sprida information om offentlig upphandling. Ägarna, Claes Aldurén och Stefan Elg, såg tidigt behovet av någon som kunde agera mellanhand mellan de tusentals inköparna i den offentliga sektorn och deras leverantörer. För både stora och små leverantörer kan kostnaden för att på egen hand hitta information om relevanta upphandlingar vara mycket stor. Att själv söka i EU:s databas Tenders Electronic Daily (TED) kan vara både dyrt och tidsödande. I TED publiceras dessutom bara medlemsländernas upphandlingar som ligger över tröskelvärdena. Anbudsjournalen erbjuder, förutom samtliga upphandlingar i TED, information om svenska upphandlingar under tröskelvärdena – information som Anbudsjournalen samlar in genom sitt kontaktnät av ca 5000 ansvariga inköpare. På detta vis konkurrensutsätts även upphandling som är under tröskelvärdena vilket tidigare ofta inte var fallet. Företaget har valt två olika medier för att förmedla informationen, tidningen AnbudsJournalen och databasen Ajour. Tidningen har en redaktionell del som bevakar utvecklingen inom offentlig handel. Tidningens huvudsakliga innehåll är dock information om svenska upphandlingar som ligger både över och under tröskelvärdena. Även annonser om finländska upphandlingar publiceras. I varje nummer presenteras även samtliga av de övriga nordiska ländernas upphandlingar över tröskelvärdena i form av en lista. Information om dessa upphandlingar kan för en mindre summa beställas. Anbudsjournalens databas Ajour är företagets huvudsakliga tjänst. Databasen erbjuder stora sökmöjligheter som kan kompletteras med en specialiserad sökprofil. Kunderna kan själva botanisera i databasen eller låta Anbudsjournalen sköta bevakningen. Anbudsjournalen kan skräddarsy bevakning av den offentliga sektorns upphandling. För varje företag skapas en sökprofil som bl.a. specificerar typ av produkter, geografisk lokalisering etc. Vid träff får kunderna sedan informationen via telefax och/eller e-mail. Som Utvecklingsverkstad EDIs tredje kunskapsföretag kan Anbudsjournalen erbjuda omfattande kunskap om offentlig upphandling. Claes Aldurén som är nationellt erkänd inom elektronisk handel tillför dessutom nätverket politisk tyngd. Han anser att Utvecklingsverkstad EDIs största problem är den "omogna kommunen". Falu kommun ligger helt enkelt lite efter i utvecklingen vilket leder till svårigheter för dess leverantörer som vill införa EDI. Utvecklingsverkstad EDI har dock gjort att en aktiv dialog kommit igång mellan kommunen och olika leverantörsföretag.
Lite över ett år har gått av projektet Utvecklingsverkstad EDI, och det är därför intressant att stämma av hur företagen utvecklats. I skrivande stund har inte utvecklingsverkstaden lett till att någon av deltagarna börjat handla elektroniskt, däremot har många av deltagarna långtgående planer på att börja. Ändamålet med Utvecklingsverkstad EDI är dock att deltagarna skall kunna handla elektronisk, därför har vi valt att granska införelsearbetet enligt den modell vi presenterade inledningsvis. Som tidigare beskrivits har kompetensutveckling varit en av huvudpunkterna i Utvecklingsverkstad EDIs arbete, liksom det även är i Toppledarforums modell. Utbildningen har bestått av allt från LOU, offentliga sektorns projekt "Elektronisk handel" till hur de själva skulle kunna göra detta till en konkurrensfördel genom att använda EDI. Man har deltagit i diverse seminarier och mässor för att lära sig mer om elektronisk handel och samtidigt skapat kontakter med andra företag som håller på med eller vill börja med elektronisk handel. Eftersom elektronisk handel till stor del bygger på informationsteknik, har ett par av företagen samtidigt lärt sig använda datorer i arbetet. Några av deltagarna säger att de lärt sig allt de kan om datorer och IT genom att vara med i projektet. Nätverket har lyckats med att engagera de deltagande och få dem positivt inställda till elektronisk handel och informationsteknologi, ibland nästan för positivt. T.ex. anser Anders L Jansson, Verkstad & Maskin, att deras dator har blivit helt nödvändig för verksamheten, detta trots att datorn hittills mest tillfört merarbete då rutinerna inte förändrats. Kompetensutvecklingen har fokuserats på de deltagande företagsrepresentanterna. Enligt modellen är införandet av elektronisk handel en process där det är viktigt att tidigt engagera hela personalen. Det hade därför varit bra om nätverket redan från början såg till att personalen på de enskilda arbetsplatserna gavs, åtminstone ett, tillfälle att bekanta sig med konceptet. Dessutom kan användarna tack vare sin erfarenhet bidra med idéer om hur verksamheten kan förändras. Det är även lättare för användaren att förutse de problem som kan uppstå. Nackdelen av att fokusera på endast en person från varje företag blev tydlig när Anders Hedlund i höstas sålde Kontenta. I ett slag förlorade Kontenta en stor del av den kunskap företaget ackumulerat om elektronisk handel. Detta hade delvis undvikits om övriga personalen involverats i projektet. Deltagarna i nätverket är antingen ägare eller delägare av respektive företag. Den förankring i företagens ’ledning’ som betonas i modellen sker därför näst intill automatiskt. Endast en företagsrepresentant anser sig ointresserad av att sätta sig in i hela införandeprocessen. Huruvida tänkandet förankrats hos personalen i de respektive företagen eller inte har vi inte kunnat avgöra. Emellertid vill vi återigen poängtera att det är viktigt att elektronisk handel som idé förankras i hela organisationen. Vi vill påpeka att det alltid finns en risk att engagemanget är oäkta när deltagarna erhåller subventioner i någon form. Deltagandet behöver inte vara en väl övervägd investering av företagets tid utan kan bero på ett ’varför inte tänkande’. Intervjuerna visade att alla förstått hur viktigt det är med elektronisk handel. Dock hade inte alla deltagarna övervägt om elektronisk handel var intressant för sitt företag. 4.3 Fastställa mål, utse projektledarskap Företagen i nätverket har problemet att de är för små för att kunna använda en projektorganisation. Detta löste de genom att organisera sig i Utvecklingsverkstad EDI. På det sättet kan de trots att de är små dra nytta av projektorganisationens fördelar. Eftersom Christina Haggren drog igång nätverket var det naturligt att hon skulle fungera som projektledare. Deltagarna i nätverket hyser stort förtroende för henne vilket är nödvändigt för att projektorganisationen skall fungera. Nätverket har även köpt in individuell konsultgenomgång åt de respektive företagen. Likväl anser vi att nätverket borde tagit en mera aktiv roll i varje företag. Eftersom införandeprocessen är komplicerad vore det bra om nätverket i framtiden kunde fungera som en aktiv stödgrupp. På så vis skulle idéer och problem kunna diskuteras även mellan mötena. Kanske hade en del misstag undvikits om man samarbetat mera. Verktyg & Maskin hade kanske satsat sin energi på att starta elektronisk handel med endast en kund/leverantör om man haft någon att diskutera med. Ett allmänt omdöme är att nätverkets arbete fortskridit något ostrukturerat. Mötena tycks till viss del ha planerats ett i taget. Istället borde man i ett tidigt skede skapat en arbetsplan, något som också modellen betonar vikten av. Vi tror att man på så sätt skulle kunnat arbeta effektivare inom nätverket. Från intervjuerna framgick att inte heller de individuella företagen har satt upp egna mål för elektronisk handel i någon större utsträckning. Företagen har vaga mål, som dessutom ofta är outtalade. I stället nöjer man sig med de mål utvecklingsverkstaden preciserat. Vi anser att företagen skulle kunna tjäna på att sätta upp egna mål. Detta av två orsaker. Ett företag som sätter rimliga mål, måste även fundera på hur det ska nå dit, dvs företaget måste börja tänka praktiskt i ett tidigt stadium. Vi tror även att det är lättare att prestera bättre med klart uppställda mål. 4.4 Inventera/förändra processer Inte mycket har gjorts rent konkret för att förändra processerna i de deltagande företagen. Visionary har tillsammans med en utomstående konsult gjort verksamhetsanalyser i alla företagen, men dessa har ännu inte lett till att några större förändringar skett med företagens affärsprocesser. Mer tid borde lagts på att kartlägga och förbättra processerna i företagen. Enligt modellen är det trots allt där de största besparingarna finns att göra. Företagen som ingår i kommunens pilotprojekt har extra anledning att inventera processerna. Klagomål har framförts om att kommunen är långsam, varför inte utnyttja tiden till att förbättra processerna så att genomförandet av elektronisk handel ger maximal besparing. 4.5 Se över relation till leverantörer/kunder För små företag kan det ibland tyckas onödigt att inventera sina relationer med leverantörer och kunder. De flesta av företagen i nätverket är inte större än att de vet vilka affärsrelationer som är viktigast, men det är ändå nyttigt att kontrollera vilken/vilka leverantörer/kunder som kan bli aktuella för elektronisk handel. D.v.s. vilka av dem som är lämpliga att handla elektroniskt med och vilka som vill börja handla elektroniskt. En del av företagen har börjat diskutera med sina leverantörer och kunder. Framförallt har nätverket etablerat kontakter med Falu kommun. Tyvärr finns det, enligt ett par av företagen i gruppen, brister i kommunens IT-kompetens. Det kan och har troligtvis bidragit till att det dröjer med starten av pilotprojekten. Men att man i ett första skede koncentrerar sig på en kund torde vara rätt strategi eftersom varje kund/leverantör har olika önskemål. 4.6 Principlösning för elektronisk handel En viktig fråga är val av system för elektronisk handel till företagen i nätverket. Claes Aldurén, Anbudsjournalen är helt klar över att en Internetapplikation är det system som är effektivast för företagen i gruppen. Deltagarna har framförallt övervägt WM-datas "ECtrade" och en applikation från SEMA group. Den senare är inte en ramavtalsleverantör, men uppfyller den offentliga sektorns kompatibilitetskrav. Båda systemen är billiga internetklienter som är framtagna specifikt för småföretagare. De fungerar enligt figur 8. Figur 8. EDI via ett VAN-företag.
Källa: Claes Aldurén, Anbudsjournalen Principlösningen går ut på att Falu kommun skickar ett EDIFACT meddelande över ett nätverk, t.ex. ett X.400 nät (d.v.s. traditionell EDI). Ett VAN-företag mottar meddelandet och konverterar det till HTML, det ’språk’ vanliga webbläsare använder. Företaget, t.ex. Kontenta, läser sedan meddelandet i sin klient. På samma sätt sker kommunikation från Kontenta till kommunen. När företagare går samman i en grupp för att studera ett ämne som elektronisk handel är det enkelt att glömma bort att nätverket i sig är ett viktigt resultat av samarbetet. Fördelarna för småföretag att vara med i ett nätverk har ökat under 1990-talet. Den explosiva utvecklingen av kommunikationstekniken (Internet, olika former av interna nätverk, etc.) har medfört en ökad konkurrens för lokala företag så som de i utvecklingsverkstaden (Nilsson, K & Nilsson P 1992, s 1-2). Handeln med böcker på Internet innebär t.ex. ett konkret hot för Bokia Blids Bokhandel som nu måste konkurrera med bokhandlare över hela världen. Trots att det till de utländska konkurrenternas priser tillkommer fraktavgifter kan de för det mesta hålla lägre priser p.g.a. att momsen ofta är lägre eller saknas helt. Även den internationella utvecklingen har inneburit att konkurrensen ökat. Sveriges inträde i EU har t.ex. inneburit att den offentliga sektorn måste ge ett elektronikföretag i Portugal samma möjlighet som Kontenta att lämna anbud. Stora företag har många gånger anpassat sig till den nya konkurrenssituationen genom att gå samman eller köpa upp konkurrenter, t.ex. har Sparbanken har gått samman med Föreningsbanken, Pharmacia med Upjohn, GM har köpt in sig i SAAB etc (ibid). De små företagen har inte samma möjligheter att anpassa sig till förändringen i omvärlden som de stora företagen utan måste hitta sina egna vägar (ibid). Ett sätt är att som företagen i utvecklingsverkstaden gå samman i ett nätverk. Företagen i utvecklingsverkstaden kan genom att dra nytta av samarbetet uppnå konkurrensfördelar (ibid, s. 8-10). Varje företag är specialist på sitt område och kan sålunda bidra med kunskap till gruppen. T.ex. tillför Anbudsjournalen specialistkunskap inom området elektronisk handel och får i gengäld en grupp företagare som kan testa och utvärdera deras utbildningskurser. Medlemskap i gruppen ger även tillgång till resurser – EU-stödet – de individuella företagen inte annars skulle kunna få. Samarbetet inom nätverket har i stort fungerat bra. Kommunikationen mellan kommunen och företagen har dock haft vissa brister. De tre företagen som skall delta i pilotprojekten visste antingen inte om att de skulle delta (Kontenta) eller trodde att de skulle kunna starta "nästa vecka" (Bokia Blids Bokhandel och Falu Partiaffär). Även den interna kommunikationen har haft vissa brister. Kontentas roll i gruppen blev efter ägarbytet oklar eftersom det dröjde månader innan den nya ägaren kontaktades. I december återupptog man kontakten och dessutom kommer Kontenta att erbjudas deltagning i en eventuell förlängning av projektet. Vi rekommenderar att man i en större utsträckning använder e-mail för att hålla deltagarna informerade om kommunens framåtskridande. Det är företagens förhoppning att Växtkraft mål 4 skall finansiera en fortsättning av projektet. Vi anser att alla företag (bortsett från Rent Hus i Falun AB) kommer, i olika former, att ha nytta av elektronisk handel. Särskilt de av pilotprojekten som genomförs under 1998 kommer att kräva stora resurser för att genomföras framgångsrikt. De senaste åren har marknaderna globaliserats i takt med att nya institutioner växt fram och kommunikationstekniken utvecklats. Småföretagen, som tidigare levt i en ’skyddad verkstad’, måste anpassa sig till de nya förutsättningarna. Utmaningen för småföretagaren är att förstå hur den nya tekniken kan användas i det egna företaget, hur den kan integreras med övriga delar av organisationen och vilka metoder som är bäst för att införa och använda denna teknik. Åtta småföretagare i Falun antog utmaningen genom att bilda nätverket Utvecklingsverkstad EDI. Istället för att likgiltigt invänta förändringarna, försöker nätverket utnyttja de möjligheter som förändringarna medför. Målen sattes högt; genom att satsa på kompetensutveckling, personalutveckling och affärsutveckling i syfte att börja med elektronisk handel, skulle man bli konkurrenskraftigare. Ett år senare är det dags att studera vart man nått och hur man kan gå vidare. Ännu har inte något företag börjat handla elektroniskt, men tre pilotprojekt med Falu kommun kommer inom kort påbörjas. Alla tre är genomförbara och har sina fördelar, men det finns vissa problem som är extra viktiga att poängtera. Det första projektet skall leda till att Haraldsboskolan köper frukt och grönt från Falu Partiaffär. Frukt och grönt är varor som varierar i pris dagligen, som är svåra att beskriva standardiserat och som har kort hållbarhet. Detta innebär att det är mycket svårt att skapa och underhålla en databas, något som är nödvändigt vid elektronisk handel. Därför anser vi att Falu Partiaffär borde ta pilotprojektet under övervägande ytterligare en gång. Elektronisk handel är med stor sannolikhet lönsamt så småningom, men i nuläget är det inte säkert att elektronisk handel är rätt strategi för företaget. P.g.a. sina produkters komplexitet (i fråga om elektronisk handel) kanske det är bättre att vänta tills elektronisk handel är bättre utvecklat. Väljer Falu Partiaffär efter övervägandet att gå vidare med pilotprojektet har vi tillhandahållit ett förslag på hur denna handel kan komma att gå till. Kontenta Curt Sund AB är det andra företaget som är aktuellt i ett pilotprojekt med kommunen. Företaget skickar och tar regelbundet emot en stor mängd fakturor då merparten av deras produkter leasas. Det finns således en stor besparingspotential i att automatisera faktureringen. Pilotprojektet är därmed ett viktigt första steg för att genomgående kunna införa elektronisk handel. För att Kontenta skall få ut mesta möjliga besparing av elektronisk handel måste företagets nyinskaffade administrationssystem dock bytas ut eftersom det inte klarar elektronisk fakturering. Det är också nödvändigt att få med Canon Sverige AB då de är den handelspartner vilken Kontenta har i särklass störst utbyte av handelsdokument med. Detta kommer att bli ett problem då Canon Sverige just nu är mycket negativt inställd till att handla elektroniskt med Kontenta. Vi anser att Kontenta kan införa elektronisk handel och att de dessutom torde vinna på att göra så. Till att börja med bör de emellertid köpa EDI-tjänsten från ett VAN-företag. Först när Canon Sverige vill påbörja elektronisk handel med sina leverantörer blir det lönsamt att integrera administrationssystemet med ett EDI-system. Vi ser inga större problem för det tredje pilotföretaget, Blids Bokhandel, att införa elektronisk handel. Företaget har redan en existerande produktdatabas som används för internetbokhandeln. Den har också givit viktig erfarenhet som de kan dra nytta av i arbetet med pilotprojektet. Vi anser att projektet är en bra början för Blids i sitt arbete med att uppnå den totala EDI-lösningen. Ett företag i nätverket som inte skulle ha någon egentlig nytta av elektronisk handel är Rent Hus. Vi rekommenderar följaktligen att företaget inte skall vara med i en fortsättning av Utvecklingsverkstad EDI. Elektronisk handel skulle kunna innebära stora besparingar för Verktyg & Maskin AB. Dels har man omfattande papperskommunikation med några få stora leverantörer, dels kommer nästan hela omsättningen från icke-privata kunder, t.ex. Falu kommun. Företaget vill etablera elektronisk handel med många av dessa kunder och leverantörer. Vi tycker dock att företaget till en början bör fokusera på att etablera elektronisk handel med en kund / leverantör. De övriga tre företagen är med i Utvecklingsverkstad EDI som konsultbolag. Deras roll är att tillföra expertis inom samverkan, offentlig upphandling och elektronisk handel. Dessa företags prestationer mäts således bäst i Utvecklingsverkstad EDIs framsteg. I analysen gjordes flera intressanta observationer av nätverket. Utvecklingsverkstad tillät deltagarna att utnyttja fördelar i vanliga fall reserverade för större organisationer. Man fick en helt annan möjlighet att sätta press på kommunen då nätverket gav dem större tyngd. Deltagandet i nätverket har på så sätt en strategisk betydelse. Falu Partiaffär, Kontenta och Blids Bokhandel fick tack vare sitt deltagande i Utvecklingsverkstad EDI en förfrågan från Falu kommun om att påbörja pilotprojekt. Det gemensamma kontaktnätet är sålunda ett viktigt resultat. Kunskapsföretagen har givit de andra deltagarna möjlighet att praktiskt lära sig använda IT, t.ex. påstår några av deltagarna att de lärt sig allt de kan om datorer och IT genom att vara med i projektet. De har även givits god teoretisk utbildning i elektronisk handel. Ytterligare en positiv effekt är att nätverket har lyckats engagera de deltagande och fått dem att förstå hur viktigt det är med elektronisk handel. Däremot anser vi att utbildningen fokuserat för mycket på fördelarna med elektronisk handel, problemen tycks ha glömts bort. Elektronisk handel är komplicerad, den involverar trots allt många olika aspekter, tekniska såväl som affärsmässiga. Man bör vara medveten om dessa. Utvecklingsverkstaden kunde även arbetat mera med de enskilda företagen. T.ex. hade det varit bra om nätverket sett till att personalen på de enskilda arbetsplatserna gavs, åtminstone ett, tillfälle att bekanta sig med elektronisk handel; nu har bara nyckelpersoner utbildats genom Utvecklingsverkstad EDI. Mer tid borde också lagts på att i de individuella företagen förbättra affärsprocesserna eftersom där ofta finns stora besparingar att göra. Slutligen har vi observerat att Utvecklingsverkstad EDI haft vissa kommunikationsproblem. Företagen har i kontakterna med kommunen och även till viss del mellan varandra uppvisat brister. Vi rekommenderar att man håller tätare kontakter både internt och mot kommunen. Som helhet anser vi att projektet är på rätt väg mot sina mål, likafullt har Utvecklingsverkstad EDI i pilotprojekten det tyngsta arbetet framför sig. Det återstår alltså att se om de kommer att uppnå målen. Först då kommer det att visa sig om arbetsformen och satsningen på kompetensutvecking och dyl. varit riktig. Vi har förhoppningen att våra råd skall bidra till att förbättra nätverket och möjliggöra en fortsättning.
|
|
|||
Jesper Lindén - 1998 |
.
Vilken typ av elektronisk handel
skulle kunna bli aktuell? Blids och OTAB-gruppens planer
för framtiden innefattar en total lösning för
elektronisk handel med elektroniska beställningar,
fakturor etc. för stora kunder medan
affärskommunikationen med de små kunderna sker dels via
internetbokhandeln där kunden lägger en order via WWW
och får bekräftelse via e-mail och dels på vanligt
sätt över disk eller via postorder.
