6. Förstudie
6.1 Bygg modellerFörstudiens första uppgift är alltid att starta dagbok. I dagboken indexeras samtliga handlingar av värde för förstudien. Dagboken skall vara lätt tillgänglig för samtliga i förstudien och är ett av de dokument som löpande granskas under en kvalitetskontroll. Dagboken ligger också till grund för eventuellt följande projekt. Förstudiens andra uppgift är att förse samtliga deltagare med en pärm innehållande kopior på beslut, checklistor, kalender, kontaktförteckning, arbetsfördelning med mera.
Framgångsrika projekt är sådana som så tidigt som möjligt engagerar berörda användare. Engagemanget omfattar två viktiga moment: delaktighet i arbetet med modeller till möjliga lösningar samt information. Så gott som alla förändringar leder till frågor och diskussioner. Brist på förmåga att informera kan leda till destruktiva spekulationer som i sin tur kan väcka rädslor. I sämsta fall kan ett projekt uppfattas som ett hot.
Framgångsrika projekt har en beställare som formulerar, förmedlar och förankrar tydliga mål i god tid innan de genomförs. En metod som ger goda förutsättningar átt nå resultat är att redan i förstudien arbeta med modeller. Med hjälp av modeller drivs en dialog mellan beställare, användare och tekniker. Planera för att ta fram modeller i flera steg.
Första steget efter rapportskrivningen och illustrationer, se punkt 3.1 och 3.2 ovan, är att bygga den första enkla men symboliskt fungerande modellen. Ta tillvara kreativitet, humor och alla andra till buds stående medel som trä, papper, plast, metall, batterier, lysdioder, omkopplare, web-sidor med mera. Exempel: bygg trämodeller av 3-4 möjliga web-telefoner med utgångspunkt från de illustrationer som gjordes under punkt 3.2. Ta samtidigt fram en serie web-sidor som grafiskt visar hur respektive web-telefon kan fungera.
Modellens främsta uppgift är inte att återge exakt funktionalitet utan att ge ett fokus i en fortlöpande allt klarare dialog mellan beställare, användare och tekniker. Dessa grupper och individer kommer normalt till en förstudie med stora skillnader i bakgrund och attityd. De första modellerna förbrukas ofta snabbt i takt med deltagarnas ökade förståelse för uppgiften (och varandra). En tumregel är att den fjärde generationens modell brukar börja närma sig en fungerande lösning. I arbetet med att ta fram modeller ingår att definiera relevanta "mätbara mål". Med engagemang och lite tur kan modeller även fungera som ett led i "Team-Building" för projektgruppen. Denna "Team-Building" kan vara avgörande för om projektet ska lyckas.
Varning: Så snart en förstudie, eller ett projekt, börja dra resurser från ordinarie verksamhet uppstår risk för konflikter. Framgångsrika projekt har beställare som klarar av att förankra och genomföra en balanserad fördelning av personalresurser.
6.2 Utse testgrupper (inkl. framtida förvaltare)I en förstudie ingår att ta fram en eller flera testgrupper. Deltagare i en testgrupp ska också vara framtida användare. Alltså personer som är direkt berörda av att föreslagen lösning faktiskt tillför något. Några av dessa testpersoner ska samtidigt vara tänkbara deltagare i en möjlig förvaltningsgrupp. Denna förvaltningsgrupp kommer att överta ansvaret för att föreslå uppgraderingare efter driftsättning.
Framtida förvaltare har därmed ett starkt intresse av att driva fram fungerande lösningar genom att påverka framtagningen av modeller och prototyper ("som man bäddar får man ligga"). På det här stadiet kan en kritisk intressekonflikt uppstå. Engagemang i testverksamheter måste förankras såväl hos beställare som hos deltagarnas närmaste chefer och, inte minst, hos deltagarna själva. Exempel: välj testanvändare med stöd av det arbete som gjorts under punkt 1.3. Låt också personer utanför projektet komma med synpunkter (inom ramen för rådande sekretess).
6.3 Ta fram en kravspecifikation (inkl. LCC)Förstudien leder till en produkt i form av en projektanalys, inkl. kravspecifikation. Det är denna projektanalys som ligger till grund för eventuella projekt. I denna förstudie skall klart framgå vilka målfunktioner (effekter) som efterfrågas. Bland dessa målfunktioner bör ingå ramar för vilken kostnad som man är beredd att bära för service och underhåll under lösningens tekniska livslängd, LCC ("Life Cycle Cost"). Exempel: förstudien för en web-telefon skall innehålla preciserade krav på strategiska gränssnitt, svarstider, tillgänglighet, formgivning, färgåtergivning på web-sidor, "blänkfri" platt skärm, placering av läsare för smarta kort, ev. stöd för vänsterhänta, med flera mätbara mål, men behöver inte nödvändigtvis definiera en bestämd teknisk lösning.