9. Samordna


9.1 Integrera i verksamhetsplan

Integrera projektet i löpande verksamhetsplan. Beställs flera delprojekt parallellt är det av central betydelse att gemensamma gränssnitt fastställs innan respektive delprojekt får fortsätta på egen hand. I IT-sammanhang gäller detta främst faktorer som elektriska gränssnitt, filformat, protokoll, nomenklatur, fältnamn, objektnamn, drivrutiner, symboler med mera. Vid industriell tillverkning krävs ibland tydliga krav på att alla ingående delar skall dimensioneras för att medge transport med de begränsningar som gäller för standard lastpallar, flygcontainers, dörrposter, hissar med mera. Exempel: en web-telefon måste fungera i den tänkta målmiljön med avseende på skrivbordsyta, möjlighet till väggmontering, högtalarfunktion, skärmstorlek, särskilda funktionsknappar, signalering, teleanslutningar m.m.

9.2 Skriv kalender

Projektets delmoment redovisas grafiskt i en kalender. Effektivitet i projekthantering följer ett antal tumregler: köp färdiga delkomponeter om detta medges med hänsyn till pris, prestanda och sekretess (tidigare gjord inventering och förstudie bör redan ha föreslagit var man ska satsa på eget förädlingsarbete). Framgång underlättas av att dela upp projektet i så många parallella processer som omständigheterna medger. Delprocesser som inte kräver personella insatser när projektet är klart kan med fördel läggas ut på externa konsulter. Egen personal riktas i första hand in på insatser som kräver fortlöpande administration och underhåll under lösningens tekniska livslängd.

En bra metod är att så snart som möjlig schemalägga fasta mötestider. Arbetsgrupper i projektet kan träffas för delredovisningar och samordning veckovis, t ex varje tisdag 9-11. Projektledaren sammanställer fortlöpande lägesrapporter och redovisar i projektets styrgrupp, t ex den första onsdagen i varje månad (eller onsdagar udda veckor osv). Denna rutin ger tillräcklig framförhållning för att kunna dra samman berörda personer och ge projektet den uppmärksamhet det förtjänar. Redovisningar och lägesrapporter förmedlas med överenskommen framförhållning innan aktuella möten äger rum. Beställaren, projektledaren, projektdeltagare och kvalitetskontrollen har alla ett ansvar för att bevaka att avtalade delmoment nås. För att det ska inträffa krävs att tre saker finns hos samtliga inblandade: vilja, förståelse och resurser (mer om det på annan plats).

Projektet tar över och fortsätter med dagboken från tidigare genomförd förstudie. I dagboken indexeras samtliga handlingar av värde för projektet. Dagboken skall vara lätt tillgänglig för samtliga i projektet och är ett av de dokument som löpande granskas av en kvalitetskontroll. Dagboken ligger också till grund för avslutande dokumentation. Samtidigt blir dagboken en resurs för kommande inventeringar, förstudier och projekt. Det är en fördel om dagboken redan från början administreras i en databas. Exempel: projektledaren ansvarar för att förse samtliga deltagare med en pärm innehållande kopior på beslut, checklistor, kalender, kontaktförteckning, arbetsfördelning, illustrationer med mera.

9.3 Publicera

Publicera projektets kalender i en databas för att säkerställa att samtliga i projektet har tillgång till aktuella data. Ett framgångsrikt projekt kräver att samtliga har full förståelse och acceptans för hur de olika delmomenten förhåller sig till varandra. Framför allt rörande gränssnitt och avlämningspunkter.

Föregående Nästa